Organisatie en personeel
De stichtingen Aids Fonds – Soa Aids Nederland en STOP AIDS NOW! werken vanuit één organisatie: de Werkmaatschappij Soa Aids. Zij hebben elk hun specifieke doelstellingen op het terrein van de soa- en hiv-bestrijding in binnen en buitenland.
Alle medewerkers zijn in dienst van de Werkmaatschappij. De werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit de vier afdelingen: Beleid en Programma’s, Communicatie en Fondsenwerving, het Bedrijfsbureau en het Stafbureau.
De organisatie wordt geleid door twee bestuurders, één van de stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland en één van STOP AIDS NOW! Samen vormen zij de Raad van Bestuur van de Werkmaatschappij Soa Aids. Eén gezamenlijke Raad van Toezicht is toezichthouder voor deze drie stichtingen.
Personeelszaken
Het is een uitdaging om medewerkers zo in te zetten dat zij hun kennis en vaardigheden kunnen gebruiken en ontwikkelen en daarmee een toegevoegde waarde leveren aan de doelen, taken en resultaten van de organisatie. Personeelszaken werkt mee aan het scheppen van randvoorwaarden om dit te realiseren. Daarnaast houdt personeelszaken zich bezig met het actueel houden van de arbeidsvoorwaarden, het inspelen op veranderende wetgeving, advisering, in-, door- en uitstroom van medewerkers, ziekteverzuimbeheersing, arbotaken, opleidingen, medezeggenschap en personeelsbeheer en -administratie.
Personeelssamenstelling
In 2010 waren gemiddeld 129 medewerkers in dienst van de Werkmaatschappij, omgerekend naar een volledig dienstverband 102 fte:
- Aids Fonds 23
- Soa Aids Nederland 46
- STOP AIDS NOW! 27
- ICSS 6
62 procent is vrouw, 17 procent van de medewerkers heeft een volledig dienstverband (36 uur per week), 83 procent werkt in deeltijd. De gemiddelde duur van het dienstverband was 6,8 jaar, de gemiddelde leeftijd van de medewerkers 42,5. In 2010 kwamen zeventien medewerkers in dienst, twaalf traden uit dienst: zeven van hen op eigen verzoek, vier vanwege het aflopen van een dienstverband voor bepaalde tijd en één door pensionering. Intern zijn vier medewerkers doorgestroomd naar een andere functie.
Twee keer is een introductiemiddag voor nieuwe medewerkers gehouden. Het programma bestaat uit algemene informatie over de organisatie en informatie over de verspreiding en bestrijding van seksueel overdraagbare aandoeningen. Met medewerking van een vrijwilliger van de Hiv Vereniging Nederland wordt aandacht besteed aan leven en werken met hiv.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim van 6,78 procent lag boven de maximaal 5 procent waarnaar gestreefd wordt. Uit de analyse van de verzuimcijfers blijkt dat dit percentage vooral wordt veroorzaakt door langdurig ziekteverzuim. De verzuimfrequentie is van 1,8 in 2009 gedaald naar 1,5 in 2010.
Leidinggevenden, medewerkers, personeelszaken en de bedrijfsarts werken gezamenlijk aan het voorkomen van ziekteverzuim. Bij het ontstaan van ziekteverzuim wordt voor zover mogelijk gewerkt aan spoedig (gedeeltelijk) herstel. Twee keer hadden het managementteam, de stafmedewerker personeelszaken en de bedrijfsarts van de Arbo Unie een sociaal medisch overleg over ontwikkelingen in- en de beheersing van het ziekteverzuim.
Managementontwikkeling
Managementontwikkeling is een continu proces. Drie keer werd in 2010 een overleg met alle leidinggevenden gehouden om ervaringen uit te wisselen over actuele organisatieontwikkelingen en managementthema’s. In april was voor de jaarlijkse managementdag een training over feed back geven en ontvangen gepland. Door de kort daarvoor bekend geworden afwijzing van de MFS II-aanvraag is het programma niet uitgevoerd. De dag is gebruikt om terug te kijken naar het doorlopen traject en vooruit te kijken naar de gevolgen en alternatieven.
Directie en management ervaren steeds meer behoefte om te sturen op het geheel, voortbouwend op de specifieke strategieën van het Aids Fonds, Soa Aids Nederland en STOP AIDS NOW!. Dit is besproken met leidinggevenden en de OR en wordt in 2011 nader vorm gegeven.
Werken met competenties
Eén van de uitwerkingen van het in 2007 gestarte managementdevelopmenttraject was de invoering van een systeem van werken met competenties. Voor vijf functiecategorieën zijn vier kerncompetenties en drie functiecategoriespecifieke competenties bepaald. De ervaringen met werken met competenties is geëvalueerd. Werken met competenties is één van de instrumenten om sturing te geven aan de inzetbaarheid en ontwikkeling van medewerkers en het goed inzetten van competenties kan bijdragen aan het behalen van resultaten. De huidige vorm heeft gewerkt maar vraagt ook om een nieuwe impuls. Daarvoor is een aantal aanbevelingen gedaan. Na bespreking met de OR wordt een keuze gemaakt welke aanbevelingen concreet worden uitgewerkt en doorgevoerd, om het werken met competenties een nieuwe impuls te geven en het als sturingsinstrument voor leidinggevenden te versterken.
Risico-inventarisatie en -evaluatie en medewerkerstevredenheidsonderzoek In 2009 is een risico-inventarisatie en -evaluatie gecombineerd met een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden. De resultaten zijn in het najaar van 2009 gepresenteerd. Aan de hand van de geconstateerde risico’s is een plan van aanpak gemaakt. Vanuit het bedrijfsbureau en personeelszaken wordt gewerkt aan de realisatie van de in het plan van aanpak opgenomen maatregelen.
De in het Medewerkerstevredenheidsonderzoek geconstateerde verbeterpunten gericht op werkdruk, leiderschap, onderlinge samenwerking en ontplooiings- en loopbaanmogelijkheden, zijn door een werkgroep uitvoerig besproken, wat heeft geleid tot een actieplan dat in 2011 verder wordt uitgewerkt.
Levensfasebeleid
De samenleving en de arbeidsmarkt veranderen. De beroepsbevolking krimpt, de gemiddelde leeftijd van werkenden stijgt en in de toekomst wordt de pensioenleeftijd verhoogd. Een eerste aanzet is gegeven om te inventariseren welke verwachtingen en behoeften er per leeftijdscategorie leven om een visie op levensfasebeleid te ontwikkelen. Als vervolg kan bepaald worden of en welke aanvullende maatregelen getroffen moeten worden of welke bestaande personeelsinstrumenten mogelijk aanpassing behoeven.
Vrijwilligers
Landelijk zijn zo’n driehonderd vrijwilligers actief voor de organisatie, vooral bij evenementen en collectes voor het Aids Fonds en STOP AIDS NOW!. Naast plaatselijke collectes helpen vrijwilligers jaarlijks bij collectes tijdens grote evenementen, zoals de Roze Maandagkermis in Tilburg, de Amsterdam Pride Week en rond Wereld Aids Dag 1 december. Op het kantoor werkt een beperkt aantal vrijwilligers in ondersteunende taken. Er is een algemeen vrijwilligersbeleid. Een vrijwilligersregeling beschrijft taken, rechten en plichten van de vrijwilliger en de organisatie.
Bedrijfsbureau
Het bedrijfsbureau heeft als belangrijkste functie de medewerkers van de Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland, de Stichting STOP AIDS NOW! en Stichting ICSS bedrijfsmatig te ondersteunen bij het uitvoeren van hun taken. In 2010 werkte het bedrijfsbureau met nieuwe producten en activiteiten aan de continue verbetering van de interne en externe dienstverlening. 2010 stond ook in het teken van de ISO-certificering van het kwaliteitsbeleid. De procedures hiervoor zijn beschreven en interne auditors werden opgeleid. De certificering wordt in april 2011 verwacht.
De teams ‘Dienstverlening Donateurs’ en ‘Erfenissen en Legaten’ zijn met ingang van april 2010 bij Fondsenwerving ondergebracht. Sinds april 2010 bestaat het bedrijfsbureau uit de volgende teams:
Dienstverlening, Planning en Productie (DPP)
Hier zijn de facilitaire zaken, de receptie, de organisatie van congressen, het beheer van voorlichtingsmateriaal en de logistiek van mailings ondergebracht.
DPP heeft een tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers uitgevoerd. Alle onderdelen van de facilitaire zaken kwamen hierbij aan bod. De klanten gaven DPP het rapportcijfer 8,3. DPP organiseerde in 2010, naast symposia en congressen voor de programma’s Intermediairs, Etnische Minderheden en Soa Aids Beleid, het 14de Nationaal Congres Soa*Hiv*Seks, waaraan ongeveer 750 mensen deelnamen. Verder heeft DPP de theatervoorstelling 'Angels in America' van Toneelgroep Amsterdam logistiek ondersteund. De voorstelling werd bijgewoond door 440 trouwe donateurs en relaties van het Aids Fonds.
Functioneel Beheer Relatiedatabase (FBR)
FBR zorgt voor de kwaliteit van de database. Het samenstellen van adressenbestanden voor servicegesprekken, nieuwsbrieven en digitale communicatie is in 2010 in huis gehaald. Daarnaast werd aandacht besteed aan de wensen van de donateurs, zoals opname in het bel- me-niet-register, post-filter en andere kanalen.
Financiële Administratie (FA)
FA zorgt voor alle financiële processen van de organisatie, van debiteur- crediteuren- en projectadministratie tot managementrapportages en het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen. Per 1 januari 2010 is een nieuw salaris- en HR-pakket in gebruik genomen. Het nieuwe systeem beperkt handmatige berekeningen drastisch. In 2010 is het financieel procedurehandboek gecheckt en aangevuld.
Informatie en Communicatie Technologie (ICT)
ICT beheert de diverse automatiseringssystemen, zoals het computernetwerk en de telefooncentrale. In 2010 werd tijd besteed aan het voorbereiden van het nieuwe besturingssysteem Windows 7. De bestaande applicaties zijn getest. Er bestaat nu een goede indruk van de te verwachten uitdagingen. De implementatie zal in 2011 geschieden.
Analyse van resultaten
De organisatie beschikt over up-to-date systemen en heeft de belangrijkste processen beschreven en gestroomlijnd. Regelmatig vinden evaluaties plaats. De efficiency neemt toe, de interne en externe dienstverlening verbeteren, zowel in omvang als in kwaliteit, met een gelijkblijvende formatie.
De tweede fase van de implementatie van de relatiedatabase Charibase, gericht op alle andere relaties dan donateurs, is naar 2011 uitgesteld, vanwege de langdurige afwezigheid van de projectleider.
Evaluatie
In 2011 wordt de continue verbetering van de dienstverlening voortgezet, middels nieuwe producten, evaluatie van activiteiten en overdracht. De ISO-certificering van het kwaliteitsbeleid zal worden behaald.
Ondernemingsraad
De OR heeft zich tot juni 2010 beziggehouden met de afronding van haar werkplan. In die periode heeft een aantal evaluaties plaatsgevonden van onderwerpen waar de OR eerder mee had ingestemd, zoals het werken met competenties. Verder heeft de OR erop toegezien dat een aantal aanbevelingen uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) zijn toegepast, heeft negatief geadviseerd over de reorganisatie van de afdeling fondsenwerving en, ten slotte, gezorgd voor een goede dossieroverdracht aan de nieuwe raad.
Vanaf 1 juni is de OR in een nieuwe samenstelling aan de slag gegaan onder het motto 'Versterking gevonden'. Verkiezingen waren niet nodig, het aantal kandidaten was even groot als het aantal plaatsen in de raad. De OR bestaat uit zeven enthousiaste medewerkers. Zij gaan de komende drie jaar de werknemers vertegenwoordigen en hun belangen behartigen. De OR is als volgt samengesteld: Marieke de Ridder (voorzitter), Mark Vermeulen (vicevoorzitter), Jacqueline Bot (secretaris), Myrthe Dut (secretaris), Ronald Brands, Elly Hassink, Elizabeth Njeru.
Uitdagingen
De grootste uitdagingen ziet de OR in de veranderingen als gevolg van economische, politieke en maatschappelijke ontwikkelingen: de afwijzing van de MFS-aanvraag, onduidelijkheid over de financiering door het RIVM, de gevolgen van de economische crisis en toenemende kritiek op ontwikkelingssamenwerking. Allemaal factoren die dwingen tot nadenken over de toekomst van de organisatie. Veranderingen zijn aangekondigd, maar hoe die vorm gaan krijgen is nog onduidelijk. De OR volgt de ontwikkelingen op de voet en komt daarbij op voor de belangen van de werknemers. Ook zorgt de OR ervoor dat de werknemers gehoord worden bij de veranderingen die worden ingezet. Bovenal wil de OR een kritische en constructieve gesprekspartner zijn van de raad van bestuur. De OR wil ervoor zorgen dat de organisatie bedreigingen weet om te zetten in nieuwe kansen, zonder dat het belang van de individuele werknemers uit het oog wordt verloren.
Contact met achterban
De OR informeert de werknemers over haar werkzaamheden en vraagt om inbreng waar nodig. Naast de gebruikelijke kanalen (notulen e.d.) doet de raad dit via regelmatige updates tijdens de newsbreak op donderdagochtend, en door het organiseren van 'OR lunches’ onder de titel “OR, kun je dat smeren?”. Op 30 september en 9 december is de achterban zo geïnformeerd over het werk van de OR en konden de collega's meepraten over de ontwikkelingen binnen de organisatie.
Activiteiten
De OR heeft twaalf maal vergaderd, onder meer om het overleg met de raad van bestuur voor te bereiden. In het kader van de werknemersvertegenwoordiging heeft de OR elke zes weken overleg gevoerd met de RvB. Tijdens deze vijf vergaderingen zijn tal van onderwerpen besproken, zoals:
- Werkplannen 2011 en Begroting 2011;
- Ziekteverzuimcijfers en reïntegratiebeleid;
- De afwijzing van de MFS-aanvraag;
- Rol Consortium HIV/AIDS;
- Vacature International Resource Mobilisation Officer;
- Rol en positionering van de vertrouwenspersonen;
- Achterbanpanel;
- Veranderingen in de organisatie / bezuinigingen;
- Verzelfstandiging ICSS;
- Procedure evaluatie leden RvB;
- Notitie “Sturen op het geheel”;
- Werkkostenregeling 2011;
- Offertes externe adviseurs over veranderingen in de organisatie;
- Conceptrapportage evaluatie werken met competenties 2010.
Verder was de OR in 2010 vertegenwoordigd bij het Plan van aanpak uitwerking MTO- verbeterpunten (Elly Hassink, Elizabeth Njeru) en Functiewaardering en beloning (Myrthe Dut, Jacqueline Bot).
Ter bevordering van de deskundigheid heeft de OR een gezamenlijke introductietraining gevolgd (16- 17 augustus, FNV Formaat).