Organisatie en Personeel

 
 

Bestuur en toezicht

Raad van toezicht

De raad van toezicht vervult de statutaire taak van toezichthouder. De raad volgt kritisch de stichting en haar resultaten en moet goedkeuring geven aan plannen en verantwoordingen. De raad van toezicht benoemt de externe accountant, die zowel aan de raad van toezicht als de raad van bestuur rapporteert. Eens per vier jaar beoordelen de raad van toezicht en de raad van bestuur tezamen het functioneren van de externe accountant. De raad heeft twee interne commissies: de auditcommissie en de voordrachtscommissie.

Profiel

De raad van toezicht is samengesteld op basis van het in 2007 vastgestelde profiel: de toezichthouders komen uit de volgende acht maatschappelijke sectoren: politiek, bedrijfsleven, nationale soa-bestrijding, internationale aidsbestrijding, ontwikkelingssamenwerking, financiën, communicatie en onderzoek. De negende toezichthouder moet aantoonbare steun hebben van organisaties van mensen met hiv. Combinaties van deskundigheid zijn mogelijk en we streven naar een evenwicht in het aantal mannen en vrouwen.

Vergaderingen

De raad van toezicht heeft in 2015 zesmaal vergaderd, tweemaal in verband met het aangekondigde vertrek van de voorzitter van de raad van bestuur per 1 januari 2016 naar Rutgers in Utrecht.

De raad van bestuur woonde de vergaderingen van de raad van toezicht bij, al dan niet de gehele vergadering. Vaste onderwerpen op de agenda zijn de inhoudelijke en financiële kwartaalrapportages van de raad van bestuur. De financiële auditcommissie van de raad van toezicht rapporteert in de vergaderingen over het toezicht op de financiële zaken.

De raad van toezicht heeft zichzelf verplicht om periodiek een zelfevaluatie te organiseren. De raad heeft besloten zich hierbij te laten helpen door een adviseur van het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders. Die is in december gestart met één-op-één gesprekken met zowel de leden van de raad van toezicht als de raad van bestuur. Het verslag van deze gesprekken dient als uitgangspunt voor de geplande zelfevaluatie.

13 april 2015
In de vergadering van 13 april zijn de jaarverslagen en de jaarrekening over 2014 goedgekeurd en is met de accountants van PwC het accountantsverslag besproken. Verder is de ‘beleidsarme’ bezuiniging besproken die VWS aan Soa Aids Nederland heeft opgelegd en die tussen 2016 en 2018 oploopt tot 10 procent van onze instellingssubsidie. De manager programma’s presenteerde een notitie waarin wordt weergegeven welke aanpak we willen hanteren om de bezuinigingen op te vangen. Ten slotte is in een besloten deel van de vergadering gesproken over opvolging van de voorzitter na het bereiken van het eind van zijn laatste termijn.

23 juni 2015
In de vergadering van 23 juni 2015 werd het programma ‘Sekswerk’ gepresenteerd. De raad is onder de indruk van de manier waarop de mensen van het prostitutieteam vaak in moeilijke omstandigheden hun werk doen, zij aan zij met de kwetsbare doelgroep. De raad vindt de persoonlijke veiligheid van de medewerkers in deze situaties een punt van aandacht.

21 oktober 2015
Aan het begin van de vergadering van 21 oktober stond de raad stil bij het aangekondigde vertrek van de voorzitter van de raad van bestuur de heer Ton Coenen en hetgeen hij in de afgelopen twaalf jaar tot stand heeft gebracht.

De raad van toezicht had de ondernemingsraad eerder toegezegd een visie op het toezicht te formuleren. De raad is van mening dat het toezicht een meer proactieve en meer internationaal georiënteerde vorm zou moeten krijgen en wil voor de formulering van zijn visie de hulp inroepen van de adviseur van het Nationaal Register die de raad ook bij de zelfevaluatie ondersteunt.

In het besloten deel van de vergadering heeft de raad van toezicht met de adviseur van het Nationaal Register gesproken over zowel de wijze waarop de zelfevaluatie wordt georganiseerd als een notitie voor een visie op toezicht wordt opgesteld.

De raad van bestuur lichtte de organisatieontwikkeling en de externe verkenning toe met betrekking tot de 10 procent bezuiniging op het werk van Soa Aids Nederland.

26 oktober en 16 november 2015
Naar aanleiding van het aangekondigde vertrek van de voorzitter van de raad van bestuur heeft de raad van toezicht op 26 oktober en 16 november extra vergaderingen ingelast om mogelijke trajecten te bespreken om de juiste bestuursstructuur voor de komende jaren te vinden.

16 december 2015
Op 16 december zijn het werkplan en de begroting voor 2016 goedgekeurd. De raad stemde unaniem in met de statutenwijziging per 1 januari 2016. De belangrijkste wijziging is dat bij iemands benoeming na een tussentijds aftreden hij of zij voor een volledige eerste termijn van vier jaar wordt benoemd. Verder zijn de jaaragenda en het aanbod van deskundigheidsbevordering voor toezichthouders besproken.

De raad van toezicht heeft in aanwezigheid van de manager beheer en services gesproken over het strategische personeelsbeleid en in het bijzonder de aanpak gericht op Gezond aan het Werk, het Great Place to Work-onderzoek en het diversiteitbeleid.

De manager marketing & communicatie gaf een presentatie over de ontwikkelingen in de fondsenwerving. De resultaten van fondsenwerving in 2015 zijn goed. De inkomsten uit fondsenwerving zijn de laatste drie jaar gestabiliseerd, ondanks een lastige markt. Een uitdaging vormt de verschuiving van zekere, niet gelabelde inkomsten naar minder zekere, gelabelde.

Financiële auditcommissie

De auditcommissie van de raad van toezicht is belast met het houden van toezicht op de financiële gang van zaken binnen de stichting en met de toetsing van de interne controle op de administratieve organisatie, in het bijzonder op de betalingsorganisatie. Vast onderdeel van de vergadering is de bespreking van de managementrapportages en de beoordeling van de declaraties en uitgaven door de raad van bestuur. De auditcommissie bestond in 2015 uit de portefeuillehouder financiën van de raad van toezicht, mevrouw Yvonne Wilders, en een lid van die raad, de heer Frank Miedema. Mevrouw Wilders was tot 1 juli voorzitter van de auditcommissie, daarna werd de heer Miedema voorzitter ad interim. Mevrouw Wilders blijft lid.

In het bijzijn van de externe accountant behandelde de auditcommissie in haar vergadering van 31 maart het accountantsverslag 2015, de jaarrekening 2015, de jaarverslagen 2015 en de Verantwoordingsverklaring 2015.

De vergadering van 2 december stond in het teken van de begroting 2016 en de financiële managementrapportage over het derde kwartaal. De externe accountant was aanwezig bij de bespreking van de managementletter 2015.

Voordrachtcommissie

De voordrachtcommissie van de raad van toezicht is belast met het werven en het selecteren van leden van de raad van toezicht en leden van de raad van bestuur. De voordrachtcommissie bestaat uit mevrouw Yolanda Weldring en de heren Wiet de Bruijn en Roek Lips. De heer De Bruijn is voorzitter van de voordrachtcommissie.

De voordrachtcommissie zorgde in 2015 voor werving en selectie van een lid van de raad met profiel bedrijfsleven, een lid van de raad met aantoonbaar vertrouwen van organisaties van mensen met hiv en van een kandidaat voor het voorzitterschap. Bureau Ebbinge ondersteunde de voordrachtcommissie bij de wervingsprocedure voor het voorzitterschap. Op grond van het opgestelde profiel is met drie kandidaten een gesprek gevoerd en is een kandidaat geselecteerd. De commissie deed in 2015 een voordracht aan de raad voor de invulling van de drie zetels.

Samenstelling Raad van Toezicht

Op 1 juli 2015 verlieten mevrouw Catherine Hankins en de heren Anthony Ruys en Kevin Moody de raad van toezicht. Laatstgenoemden vanwege het bereiken van de maximale zittingstermijn, terwijl mevrouw Hankins om persoonlijke redenen niet meer beschikbaar was voor een tweede termijn. Door het vertrek van de heer Ruys kwam het voorzitterschap vacant. Voor de periode vanaf 1 juli 2015 tot de afronding van de benoemingsprocedure werd mevrouw Wilders benoemd tot voorzitter ad interim van de raad. Daarom werd haar taak als voorzitter van de auditcommissie ad interim door de heer Miedema vervuld. Per 21 oktober 2015 werd mevrouw Anna Zakowicz benoemd op de zetel voor personen die aantoonbare steun hebben van organisaties van mensen met hiv.

Mw. Femke Halsema werd na een positief advies van raad van bestuur en ondernemingsraad per 1 februari 2016 tot voorzitter benoemd. Hierdoor waren er eind 2015 geen vacatures.

Statutair is bepaald dat de raad van toezicht een rooster van aftreden opstelt. Leden van de raad van toezicht worden benoemd voor een aaneengesloten periode van vier jaar eindigend op de eerstvolgende 1 juli. Daarna kan een lid eenmaal worden herbenoemd voor een periode vier jaar. Na het ontstaan van een vacature worden ondernemingsraad en de raad van bestuur om advies voor de invulling ervan gevraagd. De raad benoemt en herbenoemt nadat de ondernemingsraad en de raad van bestuur in de gelegenheid zijn gesteld over de te benoemen kandidaat advies uit te brengen.

Raad van toezicht Stichting Aids Fonds — STOP AIDS NOW! — Soa Aids Nederland
Samenstelling per 31 december 2015

Naam Profiel van de zetel Aantreden Termijn Einde termijn
Mw. drs. F. Halsema Voorzitter 01-02-2016 1 01-07-2020
Mw. drs. Y.M. Wilders RA Financiën;
voorzitter a.i., lid auditcommissie
01-01-2011 2 01-07-2019
Dhr. prof. dr. F. Miedema Wetenschappelijk onderzoek;
voorzitter a.i. auditcommissie
11-04-2011 2 01-07-2019
Dhr. R.J. Lips Communicatie;
lid voordrachtscommissie
29-06-2010 2 01-07-2018
Dhr. L.W.L. de Bruijn Politiek;
voorzitter voordrachtscommissie
15-10-2013 1 01-07-2018
Mw. Y. Weldring Ontwikkelingssamenwerking;
lid voordrachtscommissie
15-10-2013 1 01-07-2018
Dhr. prof. dr. H.J.C. de Vries Nationale soa-bestrijding 01-07-2014 1 01-07-2018
Dhr. drs. C.C. 't Hart Bedrijfsleven 01-07-2015 1 01-07-2019
Mw. A.M. Zakowicz Steun van (organisaties van) mensen met hiv 21-10-2015 1 01-07-2020

 
Kwaliteit van het toezicht

Vanuit ons kwaliteitsbeleid investeren we in het lerend vermogen van de organisatie. Door een aanbod voor deskundigheidsbevordering voor zijn leden bevordert de raad onafhankelijk, vakkundig en vernieuwend toezicht. Toezicht dat deze elementen bevat werkt stimulerend en levert een positieve bijdrage aan goed bestuur en de duurzame toekomst van de organisatie.

De leden van de raad van toezicht hebben beschikking over de ‘Toolkit Toezicht Goede Doelen’, een uitgave van het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders. De Toolkit is bedoeld voor toezichthouders van fondsenwervende instellingen en vermogensfondsen en bestaat uit checklists aangevuld met praktijkvoorbeelden uit de goede-doelensector.

De leden van de Raad van Toezicht kunnen gebruikmaken van het workshopaanbod voor toezichthouders van het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders. Eén lid volgde in 2015 de workshop ‘De voorzitter van de Raad’. Twee leden hadden zich opgegeven voor de workshop ‘Interventietechniek voor commissarissen en toezichthouders’ respectievelijk workshop ‘Raad van commissarissen en ondernemingsraad’, die naar 2016 is verschoven.

In 2015 werd € 14.362 besteed aan de kwaliteit van het toezicht waarvan € 7.708 voor cursussen en € 6.655 voor de ondersteuning bij de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht en het ontwikkelen van een visie op toezicht.

Vergoedingenbeleid

De leden van de raad van toezicht verrichten hun werkzaamheden onbezoldigd met de mogelijkheid van een redelijke vergoeding voor ten behoeve van de stichting gemaakte kosten en voor de stichting verrichte werkzaamheden. Binnen de ruimte van het CBF-Keur bestaat de mogelijkheid van niet-overmatige vacatiegelden. In het boekjaar 2015 werden voor een bedrag van € 222,- onkosten gedeclareerd; er werden geen vacatiegelden uitgekeerd.

Hoofd- en nevenfuncties 2015

De heer mr. A. Ruys heeft de volgende nevenfuncties: lid raad van commissarissen Janivo Holding BV, commissaris Intertrust NV vanaf februari 2015, lid raad van bestuur museum Beelden aan Zee vanaf juni 2015 - voorzitter vanaf november, voorzitter raad van commissarissen Luchthaven Schiphol N.V. tot eind april 2015, voorzitter Stichting CODART tot eind november 2015, voorzitter Douwe Egberts Foundation tot eind oktober 2015, voorzitter raad van toezicht Stichting Madurodam tot eind april 2015 en bestuurslid Stichting De Eik.

Mevrouw drs. Y.M. Wilders RA is lid van de raad van bestuur Spaarne Gasthuis en heeft als nevenfuncties: lid raad van commissarissen van woningcorporatie Eigen Haard, bestuurslid Stichting Apotheek der Haarlemse Ziekenhuizen en voorzitter raad van commissarissen Transpaarne.

De heer L.W.L. de Bruijn is algemeen directeur van Veen Bosch & Keuning Uitgeversgroep B.V. en heeft als nevenfuncties: voorzitter Groep Algemene Uitgevers (GAU) en bestuurslid Nederlands Uitgevers Verbond (NUV).

Mevrouw dr. C.A. Hankins CM, MD, PhD, FRCPC is adjunctdirecteur van het Amsterdam Institute for Global Health and Development (AIGHD) en honorary professor London School of Hygiene and Tropical Medicine. Zij heeft als nevenfuncties: bestuurslid AIDS Foundation East-West, bestuurslid HIV Research Trust (UK), bestuurslid (emeritus) HealthBridge (Canada), voorzitter Scientific Advisory Board CAPRISA (Zuid-Afrika) en voorzitter Scientific Advisory Group National Institutes of Health, HIV Prevention Trials Network (USA).

De heer C.C. ‘t Hart was tot 31 mei CEO van Royal FrieslandCampina en is sinds 1 juni President & CEO van Carlsberg Group. Hij heeft als nevenfunctie: lid raad van commissarissen Luchthaven Schiphol N.V.

De heer R.J. Lips is zelfstandig consultant en heeft als nevenfunctie: lid raad van toezicht Centrum Internationale Kinderontvoering (Centrum IKO).

De heer prof. dr. F. Miedema is vicevoorzitter raad van bestuur en decaan van het Universitair Medisch Centrum Utrecht en heeft als nevenfuncties: secretaris Stichting Dondersfonds, bestuurslid Talma Eijckman Stichting, lid raad van toezicht Hubrecht Instituut, lid raad van toezicht UMC Utrecht Exploitatie B.V., lid raad van toezicht De Utrecht Holdings en lid Stichting DTL.

De heer dr. K.G. Moody is consultant Access to Medicines and Organisational Development en heeft als nevenfuncties: bestuurslid International HIV/AIDS Alliance (Brighton, UK) en lid adviescomité Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT).

De heer prof. dr. H.J.C. de Vries is dermatoloog met expertise in seksueel overdraagbare infecties en tropische huidziekten. Sinds 2010 is hij hoogleraar huidinfecties bij de Universiteit van Amsterdam en werkt bij de afdeling Dermatologie van het AMC en geeft leiding aan de polikliniek voor huidinfecties. Daarnaast is hij opleider van dermatologen bij de soa-polikliniek van de GGD Amsterdam. Hij heeft als nevenfuncties: lid Comité Vriendenfonds van de AMC Kunstcollectie, nationale vertegenwoordiger namens Nederland bij the International Union against Sexually Transmitted Infections (IUSTI) Europe, voorzitter van de multidisciplinaire nationale werkgroep ‘Lepra in Nederland’, Amsterdam, bestuurslid International Society for STD Research (ISSTDR), voorzitter SKMS multidisciplinary medical specialist committee to develop a national STI guideline for specialist care, Expert on the European Medical Association (EMEA) board on HPV vaccine registration, lid Gastmann-Wichersstichting voor de leprabestrijding in Nederland, lid Plenaire Visitatiecommissie Centra voor seksuele gezondheid ingesteld door Centrum voor Infectieziektebestrijding van het RIVM, voorzitter van de domeingroep huidinfecties van de Nederlandse Vereniging voor Dermatologie en Venereologie (richtlijnontwikkeling dermatologen), lid commissie voor cervical carcinoma van de Gezondheidsraad, lid wetenschappelijke programmacommissie Nederlandse Vereniging voor Experimentele Dermatologie en bestuurslid Bethesda Stichting.

Mevrouw Y. Weldring is interim regiodirecteur voor Hivos in Zuidoost-Azië en is als nevenfunctie management coach regiodirecteur Oost-Afrika voor Hivos.

Mevrouw A.M. Zakowicz is Europe deputy Bureau Chief en Director of Programmes van AIDS Healthcare Foundation Bureau. Zij heeft als nevenfuncties: lid bestuur Medicines Patent Pool en is vertegenwoordiger voor Europa in het Bestuur van GNP+.

Raad van bestuur

De raad van bestuur is belast met het besturen van de Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland en legt verantwoording af aan de raad van toezicht. De taken van de raad van bestuur zijn specifiek het strategisch beleid, de algehele coördinatie en de externe representatie. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financieel-administratieve kwaliteitsbewaking en het personeelsbeleid.

Het managementteam bestaande uit de leden van de raad van bestuur en managers is verantwoordelijk voor het sturen van de organisatie, zowel naar inhoud, processen als financiën. Hiertoe vergadert het MT tweewekelijks. Besluiten worden vastgelegd in verslagen. Ook wordt de organisatie regelmatig geïnformeerd over de belangrijkste besprekingen door middel van de MT-flits op intranet. De Raad van Bestuur vergadert wekelijks. Alle besluiten van de raad van bestuur worden schriftelijk in een besluitenlijst vastgelegd.

De Raad van Bestuur van de Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland werd tot 4 december 2015 gevormd door de heer Ton Coenen en mevrouw Louise van Deth. De heer Coenen, voorzitter van de raad van bestuur kondigde in het najaar zijn vertrek per 31 december 2015 aan en legde op 4 december zijn functies neer.

Onder de leiding van Ton is onze organisatie verder doorgegroeid en speelt zij ook internationaal een belangrijke rol. We hebben veel waardering voor wat hij daarin voor de organisatie heeft betekend. De organisatie heeft projecten over de hele wereld en werd recent nog door de Wereldgezondheidsorganisatie als voorbeeld genoemd.
Yvonne Wilders, voorzitter a.i. van de raad van toezicht

Mevrouw Van Deth werd per 4 december 2015 benoemd tot voorzitter ad interim. Zij is vanaf die datum verantwoordelijk voor de externe vertegenwoordiging van het Aids Fonds, STOP AIDS NOW! en Soa Aids Nederland. Per 5 januari 2016 werd raad van bestuur versterkt met mevrouw Heleen Agterhuis, lid raad van bestuur ad interim. Zij richt zich met name op de interne organisatie.

De raad van bestuur wordt jaarlijks geëvalueerd en beoordeeld door de raad van toezicht volgens het door deze raad in 2010 vastgestelde systeem, waarbij de voorzitter van de raad van toezicht een functioneringsgesprek met elk van de leden van de raad van bestuur voert.

De basis voor dit gesprek is een zelfevaluatie van het betreffende lid over de gang van zaken en de resultaten van de voorgaande periode en de uitkomst van een 360°-evaluatie op basis van een beknopte vragenlijst. De voorzitter van de raad van toezicht bericht over de uitkomst van deze gesprekken in de eerstvolgende bijeenkomst van de raad.

Nevenfuncties 2015

De nevenfuncties van de heer Ton Coenen zijn: bestuurslid René Klijn Stichting, bestuurslid stichting H. Molendijk, lid raad van toezicht Medical Credit Fund, lid raad van toezicht stichting AHIF Seed Capital, lid raad van toezicht stichting AHIF Launch Support, board member Global Fund to Fight HIV, Tuberculosis and Malaria en member Transitional Governance Committee Global Fund.

De nevenfuncties van mevrouw Louise van Deth zijn: voorzitter audit commissie FNV, voorzitter Tony Chocolonely Foundation, voorzitter Arts & Ex’s en Arts & Inspiration en bestuurslid Funders Concerned about AIDS (FCAA).

Bezoldiging raad van bestuur

Het bezoldigingsbeleid, de hoogte van de beloning en de hoogte van andere bezoldigingscomponenten van de raad van bestuur zijn gebaseerd op het ODRP functiewaarderingssysteem van Leeuwendaal. Het beleid wordt periodiek geactualiseerd.

Tevens volgt de Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland de ‘Regeling beloning directeuren van goede doelen ten behoeve van besturen en raden van toezicht’ (zie: www.goededoelennederland.nl).

De Regeling geeft aan de hand van zwaartecriteria een maximumnorm voor het jaarinkomen. De weging van de situatie vond plaats door de Auditcommissie in maart 2011. Dit leidde tot een zogenaamde BSD-score van 445 punten voor de voorzitter van de raad van bestuur een maximum inkomen van € 109.550 (2015; 1 fte; 1 jaar) en een BSD-score van 390 punten voor het lid van de raad van bestuur met een maximum inkomen van € 98.257 (2015; 1 fte; 1 jaar) voor het lid van de raad van bestuur.

De voor de toetsing, aan de geldende maxima, relevante werkelijke jaarinkomens van de raad van bestuur bedroegen voor de heer Ton Coenen (voorzitter) € 133.007 (2015; 1 fte; 1 jaar) en voor mevrouw Louise van Deth (lid) € 98.022 (2015 ; 36 uur; 1 fte).

De voorzitter van de Raad van Bestuur is per 31 december 2015 uit dienst getreden. Aan de voorzitter zijn toen zijn nog niet opgenomen verlofuren, zijn eindejaarsuitkering en zijn vakantiegeld uitbetaald. Zijn jaarinkomen exclusief deze uitbetalingen bedroeg € 106.720. Dit bedrag ligt, evenals het jaarinkomen van het lid van de Raad van Bestuur, onder het maximum jaarinkomen volgens de beloningsregeling van Goede Doelen Nederland.

De totale bezoldiging - dit is het jaarinkomen inclusief de werkgeversbijdrage pensioen en sociale verzekeringslasten - bleef binnen het in bovengenoemde beloningsregeling opgenomen maximum van € 178.000 per jaar.

Er werden géén belaste vergoedingen/bijtellingen en overige beloningen op termijn uitgekeerd. De werkgeversbijdrage pensioen is gebaseerd op de algemene arbeidsvoorwaarden en stond derhalve in een redelijke verhouding tot het jaarinkomen.

De hoogte en samenstelling van de bezoldiging wordt in de jaarrekening toegelicht op de pagina Bezoldiging raad van bestuur.

Beheer en Service

De afdeling Beheer en Service ondersteunt de organisatie bij het bereiken van de doelstellingen door een goed personeelsbeleid, adequate huisvesting, facilitaire zaken, ICT, financiën en control, projectcontrol, documentatie en evenementenorganisatie.

Personeel en organisatie

Personeelssamenstelling

In 2015 waren er gemiddeld 141 medewerkers (2014: 130) werkzaam bij de organisatie, omgerekend naar een volledig dienstverband 118,5 fte.

Van de medewerkers was 69,5 procent vrouw (2014: 66 procent). Het aantal medewerkers met een volledig dienstverband (36 uur per week) was 24 procent (2014: 28 procent) en 76 procent werkt in deeltijd. De gemiddelde duur van het dienstverband was 7,5 jaar (2014: 7,6). De gemiddelde leeftijd 43,1 jaar (2014: 43,8). In dienst kwamen 32 medewerkers (2014: 17) en van 15 medewerkers (2014:19) eindigde het dienstverband. In 2015 zijn 12 medewerkers doorgestroomd naar een andere of gewijzigde functie (2014: 10).

Arbeidsvoorwaarden

Voor de salariëring van de medewerkers volgen we de salarisschalen van de rijksoverheid. Vanaf 2009 waren deze schaalbedragen niet gewijzigd. In 2015 zijn afspraken gemaakt over verhoging van de schaalbedragen per januari 2015, september 2015 en januari 2016. Deze verhoging hebben wij gevolgd.

De arbeidsvoorwaardenregelingen zijn afgeleid van de CAO Verpleeg-, Verzorgingshuizen, Thuiszorg, Kraam- en Jeugdgezondheidszorg (CAO VVT). In 2015 is deze CAO gewijzigd. Voor zover van toepassing hebben wij deze wijzigingen, na overleg met de ondernemingsraad, gevolgd. Het deel flexibele arbeidsvoorwaarden is uitgebreid binnen de mogelijkheden van de werkkostenregeling.

Voor opleidingen en trainingen is een budget beschikbaar van 1,7 procent van de loonsom. Dit budget is besteed aan collectieve en individuele opleidingen, training en coaching. Medewerkers die naar het buitenland reizen krijgen een veiligheidstraining.

Organisatieontwikkeling en strategisch personeelsbeleid

Met ons strategisch plan Setting Milestones als vertrekpunt, hebben we in 2015 een nieuw strategisch personeelsbeleid ontwikkeld. Hierin staat een ondernemende en professionele werkwijze en cultuur centraal. Hieraan werken we vanuit vier invalshoeken:

  1. Verder ontwikkelen en versterken van leiderschap in de gehele organisatie. Ruimte en kaders bieden voor initiatief en ondernemerschap.
  2. Ieders kwaliteiten optimaal benutten en ontwikkelen. Samenhangend beleid voor kennis en leren (zie ook de paragraaf over kwaliteit en leren). Bevorderen van, ruimte bieden aan en benutten van diversiteit in brede zin: het gaat ons om het kunnen benutten van de waarde van verschillende opvattingen, invalshoeken, denkwijzen.
  3. Duurzame inzetbaarheid. Loopbaanontwikkeling, ieders intrinsieke motivatie aanboren, gezond aan het werk en inzetbaarheid op lange termijn.
  4. Actuele arbeidsvoorwaarden en -regelingen actueel blijven houden, aansluitend bij onze strategie en organisatiedoelen en bij de arbeidsmarkt waarin we opereren.

In 2015 hebben diverse bijeenkomsten en gesprekken plaatsgevonden met leidinggevenden, medewerkers en ondernemingsraad over de wijze waarop we de professionele en ondernemende werkwijze en cultuur invulling geven en hoe we deze gezamenlijk verder kunnen versterken.
De jaren 2016 en 2017 staan in het teken van de uitvoering van het strategisch personeelsbeleid.

Eind 2015 hebben we voor de tweede keer het Great Place to Work-onderzoek (GPTW) uitgevoerd. GPTW meet op vijf waarden (geloofwaardigheid, respect, eerlijkheid, trots en kameraadschap) de meningen van medewerkers. De medewerkers vinden het Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland een Great Place to Work. Op veel punten gaven medewerkers een hogere score dan in het eerste onderzoek van anderhalf jaar geleden.

Herdenking vliegtuigramp MH17

Op 17 juli 2015 was het een jaar geleden dat twee collega’s, een oud-collega en meerdere nauwe relaties omkwamen bij de MH17 vliegtuigramp. Op een herdenkingsbijeenkomst hebben we hierbij stil gestaan. Tevens hebben we in ons kantoor een herdenkingsplek ingericht.

Gezond aan het werk

Een projectgroep bestaande uit een aantal medewerkers voert de campagne Gezond aan het werk. We willen als organisatie, als leidinggevenden en als medewerkers bewust bezig zijn met dit onderwerp. En we willen een gezamenlijke aanpak ontwikkelen om gezond aan het werk te zijn en te blijven, individueel en als team.

Een groot deel van de medewerkers heeft in 2015 meegedaan aan lunchbijeenkomsten waarin we hebben besproken wat ‘gezond aan het werk’ voor iedereen betekent en hoe we hieraan kunnen werken. Tevens konden medewerkers via een enquête hun inbreng leveren. Een belangrijk thema is de werkdruk en vooral het bespreekbaar maken daarvan. Alle leidinggevenden hebben workshops gevolgd hoe zij in hun teams kunnen sturen op inzetbaarheid, vitaliteit en veerkracht. Voor begin 2016 staan in elk team gesprekken gepland hoe je knelpunten bespreekbaar maakt en elkaar als team kunt helpen gezond aan het werk te blijven. In de organisatie werkt een aantal mensen met chronische gezondheidsproblemen. Het begeleiden en adviseren van deze medewerkers en hun leidinggevenden krijgt eveneens extra aandacht.

Vertrouwenspersoon

Er kunnen situaties zijn waarin een medewerker ervoor kiest om iets niet met een collega of leidinggevende te willen bespreken, maar wel met een onafhankelijk iemand. Om die mogelijkheid laagdrempelig aan te bieden, is een externe vertrouwenspersoon aan de organisatie verbonden. De vertrouwenspersoon is in 2015 één keer geraadpleegd (in 2014 was dit vier keer).

Vrijwilligers en actievoerders

Het Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland maakt dankbaar gebruik van de inzet van vrijwilligers. Op ons kantoor werken enkele vrijwilligers in vaste taken. Vrijwilligers zetten zich in voor campagnes, acties en evenementen. Anderen organiseren zelf acties om aandacht te vragen voor de aidsbestrijding en geld in te zamelen.

Vrijwilligers waren betrokken bij de collectes tijdens de Canal Parade, studentenverenigingen organiseerden een ludieke actie op Wereld Aids Dag en de casts van verschillende theaterproducties hebben na afloop van voorstellingen gecollecteerd. In totaal hebben zo’n honderdvijftig vrijwilligers zich ingezet. We bedanken alle vrijwilligers hartelijk voor hun inzet en betrokkenheid.

Financiën en control

Het is essentieel dat het geld van particuliere donateurs, fondsen en subsidiegevers verantwoord wordt besteed. Dit stelt hoge eisen aan financieel beheer en verantwoording. Het team Financiën en control is verantwoordelijk voor de planning en control-cyclus van begroting, kwartaalrapportages en jaarrekening, voor de financiële administratie en voor het beheer van bijbehorende IT-applicaties. Vanuit de control-functie wordt toezicht gehouden op financiële processen en resultaten.

In 2015 is gewerkt aan de verdere professionalisering en automatisering van rapportages en aan het verder verbeteren van de inzichtelijkheid van begrotingen en rapportages.

Projectcontrol

Het team Projectcontrol ondersteunt programmaleiders en projectleiders bij het financiële beheer en de financiële verantwoording van complexe programma’s en projecten. Wegens de groei van het aantal programma’s en projecten én vanwege de toenemende eisen aan de verantwoordingsinformatie is de capaciteit van het team Projectcontrol verder uitgebreid.

ICT

Het ICT-team heeft in 2015 een aantal vernieuwingen op ICT-gebied doorgevoerd.
Het nieuwe terminal serversysteem maakt het mogelijk om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Dit systeem wordt steeds breder in de organisatie toegepast. Ook heeft het ICT-team samen met Services nieuwe faciliteiten gecreëerd om op afstand te vergaderen met onze samenwerkingspartners in de rest van de wereld. Backup-systemen en serverbeheer zijn uitbesteed, wat bijdraagt aan de veiligheid en betrouwbaarheid van de ICT-systemen. Verouderde hard- en software is vervangen. Tevens heeft het ICT-team bijgedragen aan de ontwikkeling van het nieuwe intranet Miles. In 2015 is gestart met de selectie en aanschaf van een nieuw projectmanagementsysteem, om projecten effectiever te kunnen sturen en om projectenresultaten beter te kunnen volgen en verantwoorden. In 2016 wordt dit systeem verder geïmplementeerd.

Services

Het team Services zorgt ervoor dat alle medewerkers een goede werkplek hebben en dat het gebouw goed is onderhouden. Ook organiseert Services vergaderruimtes en catering, het beheer van voorlichtingsmateriaal, de logistiek van mailingen, post en drukwerk. De receptie zorgt voor de ontvangst van bezoekers, het beantwoorden van de telefoon en het plannen van vergaderingen en bijeenkomsten. De organisatie van de bedrijfshulpverlening valt eveneens onder de verantwoordelijkheid van Services.

In 2015 heeft Services de ruimtes voor bijeenkomsten en overleggen opgeknapt en multifunctioneel ingericht. Zo ondersteunen we medewerkers beter en voorkomen we kosten voor het huren van externe locaties.

Documentatiecentrum en intranet

De informatiespecialist selecteert, documenteert en verspreidt informatie binnen de organisatie, op basis van interesseprofielen van medewerkers.

Onder leiding van de informatiespecialist zag in 2015 Miles het licht, een nieuwe digitale werkomgeving en social intranet. Dit platform draagt bij aan eenvoudiger communiceren, samenwerken en kennis delen, wat de effectiviteit en betrokkenheid van medewerkers bij elkaars werk vergroot.

Evenementen

Het Evenementenbureau regelt de logistiek en desgewenst projectleiding van de evenementen van het Aids Fonds, STOP AIDS NOW! en Soa Aids Nederland. Daarbij draagt het Evenementenbureau bij aan een goede samenhang tussen de campagne/projectdoelstellingen en de uitvoering en vormgeving van het betreffende evenement. In 2015 heeft het Evenementenbureau bijgedragen aan, onder andere, de campagne Geen medicijnen is doodzonde - met de fototentoonstelling Sacha de Boer en de pop-up shop en webwinkel First World Problem Pills- ; de donateursevents Angels in America, de Keith Haring-tentoonstelling en Symphony31. Voorts aan de kick-off van de Hiv testweek en de 10.000 kaarsjes op Wereld Aids Dag in de Amsterdam Arena. De trouwkapel is ingezet op diverse festivals. En, last but not least, organiseerde het Evenementenbureau alle logistiek voor het jaarlijkse Nationaal Congres Soa*Hiv*Seks in de Beurs van Berlage op 1 december.

Kwaliteitsbeleid en leren

Kwaliteitsmanagement

Sinds november 2011 is onze organisatie ISO 9001-gecertificeerd en voldoet hiermee aan de internationale kwaliteitsnorm. In juli 2014 is onze certificering uitgebreid met de sectorspecifieke toepassing van ISO 9001 die branchevereniging Partos heeft ontwikkeld. Ons huidige ISO-certificaat is geldig tot november 2017.

In mei 2015 heeft de jaarlijkse interne auditronde plaatsgevonden. Hierbij is het thema risicomanagement uitgelicht aan de hand van het proces van risicoanalyse en -beheersing zoals gedefinieerd in de ISO 31000-norm. In juni 2015 heeft onze certificeerder Lloyds een periodieke tussentijdse audit uitgevoerd. Hierbij zijn geen afwijkingen geconstateerd.

In oktober 2015 heeft NEN de nieuwe ISO 9001:2015-norm gepubliceerd. Onze organisatie heeft de komende drie jaren de gelegenheid om de overgang naar de nieuwe ISO 9001:2015-norm te maken en te zorgen dat we aan de nieuwe eisen voldoen.

Leren

We investeren actief in het lerend vermogen van onze organisatie. Dit doen we door het doorlopend stimuleren van uitwisseling van relevante kennis en ervaringen tussen medewerkers en met externen. Geleerde lessen uit het verleden worden geïntegreerd in ons dagelijks werk om zo bij te dragen aan kwaliteitsverbetering en impactvergroting van ons werk. Als lerende organisatie streven we ernaar bekwaam te zijn én te blijven. Dit stelt ons in staat om ons werk permanent te verbeteren en te innoveren.

Begin 2015 zijn een drietal additionele initiatieven geïntroduceerd om programma-overstijgend kennis te delen en om leren nog beter in te bedden in ons werk: de programmapitch, de denktank en de jobswap. Er is tevens een nieuw interactief intranet gelanceerd dat het delen van informatie, kennis en ervaringen faciliteert binnen de organisatie.

Datamanagement

In 2015 is onze organisatie gestart met de invoer van een projectmanagementsysteem om data over onze projecten te verzamelen en te monitoren. Vanuit dit systeem zullen we met ingang van april 2016 projectinformatie publiceren volgens de International Aid Transparancy Initiative (IATI)-standaard. Dit houdt in dat we open en transparant communiceren over onze projecten en wat we hiermee bereiken, tenzij er duidelijke redenen zijn om dat niet te doen. Rapporteren volgens de IATI-richtlijnen is verplicht voor organisaties die deelnemen aan het nieuwe subsidiekader van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Door het slim combineren en analyseren van onze projectgegevens met andere beschikbare en relevante data wordt het mogelijk om actueler inzicht krijgen in waar de problematiek het grootst is en waar ons werk dus het meest nodig is, onderbouwde keuzes te maken over waar en hoe we te werk gaan, de impact van ons werk beter te meten en onze strategische doelen eerder te bereiken. In 2016 zal onze organisatie een databank ontwikkelen die het verzamelen en analyseren van relevante informatie en het visualiseren van de uitkomsten mogelijk maakt. Dit doen we in samenwerking met belangrijke partners en met experts binnen wetenschappelijke instellingen. De nieuwe kennis en inzichten die hieruit voortkomen zijn voor iedereen toegankelijk en bruikbaar.

 

Ondernemingsraad (OR)

In 2015 heeft de OR zich vooral beziggehouden met onze arbeidsvoorwaarden. De nieuwe CAO VVT 2015-2016 die als basis dient voor onze arbeidsvoorwaarden was een belangrijk moment om mogelijke wijzigingen in kaart te brengen en aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden voor te stellen. Daarnaast heeft de OR aandacht besteed aan de (her)benoemingen van de Raad van Toezicht en zich in de werkgroep Gezond aan het Werk ingezet voor een gezond werkklimaat. Ten slotte was een speerpunt van de OR een samenhangend personeelsbeleid met optimale benutting van de kwaliteiten van medewerkers.

Samenstelling van de OR

Jorrit Kabel (voorzitter), Mark Vermeulen (vicevoorzitter), Jacqueline Bot (secretaris), Karina Grens, Ieske Kuppens, Eliane Vrolings, Nienke Westerhof, Marein de Jong (interim) en Biljana Vidović (interim).

Activiteiten en resultaten

Doel 1: Medewerkers worden betrokken bij en goed geïnformeerd over de herstructurering van de organisatie en de implementatie van de nieuwe strategie.

Activiteiten/resultaten

In 2015 heeft de OR de gevolgen van de veranderingen in de organisatiestructuur nauwgezet gevolgd, waaronder de evaluatie omtrent de herstructurering van de organisatiestructuur en andere trajecten zoals Gezond aan het Werk en Great Place to Work. De medewerkers vinden het Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland een Great Place to Work. Op veel punten gaven medewerkers een hogere score dan in het eerste onderzoek van anderhalf jaar geleden. De OR zal in 2016 met de RvB bespreken op welke manier de aanbevelingen kunnen worden opgevolgd.

Doel 2: Er is binnen de werkmaatschappij een veilige en gezonde werkomgeving.

Activiteiten/resultaten

Samen met de werkgroep Gezond aan het Werk is een plan van aanpak met specifieke aandacht voor de begeleiding van langdurig of chronisch zieke medewerkers aan de organisatie gepresenteerd. Naar aanleiding van de workshops en enquêteresultaten signaleert de OR de noodzaak om activiteiten omtrent gezond aan het werk structureel in de organisatie in te bedden.

Doel 3: OR vertegenwoordigt de belangen van de medewerkers bij de algemene bedrijfsvoering van de werkmaatschappij.

Activiteiten/resultaten

In 2015 heeft de OR diverse zaken aangekaart bij de Raad van Bestuur die te maken hebben met de arbeidsvoorwaarden. Het overgrote deel van de voorstellen is aangenomen. Dit betreft een verhoging van de stagevergoeding en een reiskostenvergoeding voor stagiaires. Verder heeft de OR zich in het kader van flexibele arbeidsvoorwaarden extra ingezet om mogelijkheden voor vergoedingen binnen de werkkostenregeling uit te breiden. Daarmee wordt het vanaf 1 januari 2016 mogelijk om naast de fietsregeling ook andere doelen op het gebied van gezond aan het werk en scholing en opleiding onder flexibele arbeidsvoorwaarden te laten vallen. Daarnaast heeft de OR zich hard gemaakt om na 6 jaar nullijn de salarissen in overeenstemming met de ontwikkelingen bij de rijksoverheid weer te laten stijgen. Tot slot heeft de OR zich met een kritische blik over de VVT arbeidsvoorwaarden gebogen.

  • De OR heeft in iedere zes weken met de Raad van Bestuur vergaderd over actuele ontwikkelingen.
  • De OR heeft iedere twee weken vergaderd om actuele zaken te bespreken en werkzaamheden voor te bereiden.
  • De OR heeft één keer overlegd met de Raad van Toezicht. Daarnaast is de OR vanwege het vertrek van Ton Coenen door de Raad van Toezicht geïnterviewd omtrent de verdere invulling van de Raad van Bestuur en haar ideeën gedeeld voor een passende structuur van de organisatie voor de komende jaren. De OR heeft de werkplannen en begroting voor 2016 beoordeeld op realisme en werkdruk en de Raad van Bestuur op een aantal punten geattendeerd.
  • Interim OR-leden hebben een basiscursus ondernemingsraad gevolgd.

Doel 4: Medewerkers zijn goed geïnformeerd over het werk van de OR en dragen actief bij aan de werkzaamheden van de OR.

Activiteiten/resultaten

  • De OR heeft een presentatie gegeven op twee kennismakingsmiddagen voor nieuwe medewerkers.
  • In juni 2015 is er een OR high tea-roulette georganiseerd met een hoge opkomst. De high-tea middag is nieuw geïntroduceerd en positief ontvangen door medewerkers. In de vorm van stellingen over strategisch personeelsbeleid, flexibele arbeidsvoorwaarden, empowered professionals en professioneel leren is er dynamisch gediscussieerd en uitgewisseld over de desbetreffende thema’s.
  • De OR heeft twee nieuwsbrieven verstuurd om medewerkers te informeren over relevante ontwikkelingen en vergaderingen met de RvB (OR Express).
  • Bij het merendeel van de wekelijkse news breaks was de OR aanwezig.
  • OR-documenten zijn beschikbaar op het nieuwe intranet Miles.

De OR heeft de volgende adviezen uitgebracht:

  • Herbenoeming lid Raad van Toezicht met de zetel ‘internationale aidsbestrijding’
  • Benoeming nieuw lid van de Raad van Toezicht met de zetel ‘bedrijfsleven’
  • Benoeming nieuw lid met de zetel ‘iemand die het vertrouwen heeft van de belangenorganisaties voor mensen met hiv’
 
Leeftijdscategorie 15-45 jaar
De activiteiten die bijdragen aan deze doelstelling zijn onderdeel van de activiteiten die beschreven zijn bij de andere vier doelstellingen.
Dit is 60 procent van het totale aantal nieuwe hiv-infecties in de leeftijdsgroep 15-24 jaar.
De naam ASK verwijst naar Access, Services and Knowledge (Toegang, Diensten en Kennis) uit de Engelstalige titel van het project: ASK (Access, Service and Knowledge): what young people want, what young people need.
Uitgegeven door onze lobbyorganisatie Stop AIDS Alliance en UNAIDS
In 2015 werd middels twee onderzoeken nog meer bewijs gepresenteerd dat PrEP (Pre-Exposure Profylaxis) werkt als bescherming tegen hiv.
De richtlijn die voor het project gevolgd is, schreef voor dat mensen met hiv moesten starten met hiv-remmers bij een CD4-waarde onder de 350. Sinds 2015 is het advies van de WHO om iedereen met hiv, ongeacht de CD4-waarde, te behandelen met hiv-remmers.
De Stop AIDS Alliance is een samenwerkingsverband tussen STOP AIDS NOW! en de International HIV/aids Alliance.
Het Global Fund is wereldwijd een van de belangrijkste financiers van de aidsbestrijding, en wordt door de Nederlandse overheid als zeer effectief instrument beoordeeld.
10-19 jaar
Rutgers heeft de leiding over het project, STOP AIDS NOW! is naast AMREF Flying Doctors, Simavi ,CHOICE, dance4life en IPPF een van de alliantieleden.
We werken hiervoor samen met de jonge Zuid-Afrikaanse productiemaatschappij A Blindspot Productions
International Conference on AIDS and STIs in Africa, december 2015
Health Tomorrow is het netwerk van mensen met hiv in de Ethiopische plaats Godino. Het netwerk brengt mensen met hiv samen en organiseert met steun van STOP AIDS NOW! bewustwordingsactiviteiten in het dorp.
International Conference on AIDS and STIs in Africa, december 2015
1 december
Thunderclap stuurt op één moment namens alle sympathisanten van een campagne een bericht uit op sociale media.
De ArtBag is onze tas met kunstopdruk waarmee mensen de aidsbestrijding kunnen steunen.
Deze ratio geeft aan hoeveel is besteed aan de doelstelling (het realiseren van onze missie) ten opzichte van de totale baten.
Deze ratio geeft aan hoeveel van de totale lasten we besteden aan het realiseren van onze missie. Van iedere € 100 die in 2015 is uitgegeven hebben we ruim € 90 besteed aan het realiseren van onze missie. Ter vergelijking: in 2014 besteedden de grote goede doelen die meededen aan de Transparant Prijs gemiddeld 84,3 procent van de totale lasten aan de doelstelling.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.
De stichting bezit het officiële keur voor goede doelen, het keurmerk van het Centrale Bureau Fondsenwerving (CBF). Eén van de eisen van dit CBF-Keur is dat de kosten van eigen fondsenwerving niet meer dan 25 procent bedragen. Er mag dus per saldo niet meer dan € 0,25 worden uitgegeven om € 1 te werven. In 2015 gaf de stichting hier € 0,13 aan uit en bleef daarmee onder de grens die het CBF stelt.
We vinden het belangrijk dat er zoveel mogelijk geld naar onze projecten gaat. Daarom streven we ernaar de kosten van beheer en administratie zo laag mogelijk te houden. Ons doel is om deze kosten te beperken tot tussen 3 en 6 procent van de totale lasten.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.