Verantwoordingsverklaring

De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht van de Stichting STOP AIDS NOW! leggen in deze verantwoordingsverklaring vast op welke wijze zij invulling geven aan:

de functiescheiding tussen uitvoeren, besturen en toezicht houden;
het continu verbeteren van effectiviteit en doelmatigheid bij het realiseren van de doelstelling;
het optimaliseren van de relaties met belanghebbenden.

Door het ondertekenen van de zogenaamde ‘Bijlage 12’ van het CBF onderschrijven de leden van Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur ook individueel deze drie principes van goed bestuur voor goede doelen.

1. Scheiding van uitvoering, bestuur en toezicht

De Stichting STOP AIDS NOW! heeft in haar statuten de functie 'toezicht houden' (vaststellen of goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het 'besturen' dan wel van de 'uitvoering'. De stichting wordt bestuurd door een eenhoofdige Raad van Bestuur, waarop toezicht wordt gehouden door een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht wordt bijgestaan door een financiële Auditcommissie, voorgezeten door de portefeuillehouder financiën van deze raad. De wettelijk voorgeschreven Ondernemingsraad levert vanuit het oogpunt van medezeggenschap een bijdrage aan een goed bestuur van de Stichting.

Sinds 1 januari 2008 is de algehele personele unie van kracht in de Raden van Toezicht van de Stichting STOP AIDS NOW!, de Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland en de Stichting Werkmaatschappij Soa Aids. De tijdelijke personele unie met de Raad van Toezicht van het in 2009 verzelfstandigde organisatieonderdeel International Civil Society Support is op 31 december 2010 beëindigd. Het aantal leden van de Raad van Toezicht bedraagt minimaal zeven en maximaal negen. Hierdoor is het besturen van de stichtingen gescheiden van het toezicht, terwijl bij het toezicht juist kan worden gelet op de onderlinge samenhang en verschillen.

De verhouding tussen de Raden van Bestuur en de Raden van Toezicht van de stichtingen is, voor zover niet in de statuten geregeld, vastgelegd in een reglement waarin de verantwoordelijkheden en taken zijn benoemd. Ook de verhouding tussen Auditcommissie, Raden van Toezicht en Raden van Bestuur is vastgelegd in dit reglement. Uit oogpunt van transparantie en om belangenverstrengeling te voorkomen hebben de toezichthouders en bestuurders op de genoemde ‘Bijlage 12’ van het CBF hun nevenfuncties gemeld.

De statuten voldoen volledig aan het vigerende Reglement CBF-Keur. De organisatie onderschrijft de Code Wijffels en voldoet aan alle vereisten die deze code stelt. In 2009 is gestart met het traject om in 2010 het ISO 9001-certificaat te verkrijgen. Door het beslag dat de aanvraag bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken in het kader van MFS II in 2010 op onze organisatie heeft gelegd, zal het ISO-traject in 2011 worden afgerond. In 2011 zal tevens stapsgewijs een nieuw systeem van monitoring en evaluatie worden ingevoerd, waarbij achtereenvolgens van Soa Aids Nederland, Aids Fonds en STOP AIDS NOW! het systeem voor de kwartaal- en jaarrapportages wordt aangepast.

1.1. Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht vervult de statutair vastgelegde taak van toezichthouder, waarbij hij de stichting en haar resultaten kritisch volgt en zijn goedkeuring moet hechten aan plannen en verantwoordingen. De Raad van Toezicht benoemt de externe accountant, die rapporteert aan de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. Eens per vier jaar wordt het functioneren van de externe accountant door de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur beoordeeld. De Auditcommissie heeft het functioneren van de externe accountant in haar vergadering van 2 december geëvalueerd en de bevindingen zijn aan de Raad van Toezicht in zijn vergadering van 13 december meegedeeld.
Begin van 2009 is een interne risicoanalyse uitgevoerd, waarbij aan de hand van een aantal scenario’s is vastgelegd hoe de organisatie in een bepaalde situatie gaat reageren. Deze scenario’s zijn ook in de Raad van Toezicht besproken.

Profiel

Het op 20 december 2007 vastgestelde profiel van de Raad van Toezicht vormt het uitgangspunt voor de samenstelling van de Raden van Toezicht in een algehele personele unie. Gelet op de doelstellingen van de drie stichtingen moeten de toezichthouders voortkomen uit de volgende acht maatschappelijke sectoren: politiek, bedrijfsleven, nationale soa-bestrijding, internationale aidsbestrijding, ontwikkelingssamenwerking, financiën, communicatie en onderzoek. De negende toezichthouder is statutair bepaald als iemand die het vertrouwen heeft van de belangenorganisaties voor mensen met hiv. Combinaties van deskundigheid zijn mogelijk en er wordt gestreefd naar een evenwicht in het aantal mannen en vrouwen.

Vergaderingen

De Raad van Toezicht is in 2010 viermaal in vergadering bijeengekomen. De Raad van Bestuur woonde deze vergaderingen bij. Vaste onderwerpen op de agenda zijn de besluitenlijst van de Raad van Bestuur en de inhoudelijke en financiële kwartaalrapportages. De financiële Auditcommissie van de Raad van Toezicht rapporteert in de vergaderingen over haar toezicht op de financiële zaken en op de besluitvormingsprocedure bij het toekennen van subsidies.

Op 1 maart 2010 vond de verdaagde vergadering van 15 december 2009 plaats. De Raad van Bestuur presenteerde de subsidieaanvraag van het hiv-consortium bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken in het kader van het Medefinancieringsstelsel II. De Raad besprak de KPMG Management Letter en stemde in met het Integriteitsbeleid. Vanwege een te lage opkomst werd de zelfevaluatie Raad van Toezicht uitgesteld naar de volgende vergadering.

In de vergadering van 13 april werden het jaarverslag en de jaarrekening 2009 goedgekeurd. Tevens werd met de accountants van KPMG het accountantsverslag besproken. De vacatures in de Raad vormden wederom een agendapunt. Belangrijk was ook de afwijzing op 31 maart van de subsidieaanvraag in het kader van het Medefinancieringsstelsel II.

De Raad van Toezicht heeft zichzelf verplicht periodiek een zelfevaluatie te organiseren. In zijn vergadering van 13 april is de zelfevaluatie uitgevoerd, waarvan een verslag is gemaakt. In de evaluatie kwamen de volgende zes vragen aan de orde:

Is de Raad van Toezicht tevreden over de frequentie van de bijeenkomsten en de aanwezigheid van de leden?
Is de Raad van Toezicht van mening dat hij voldoende informatie heeft om toezicht te kunnen uitoefenen?
Biedt de Raad van Toezicht de leden voldoende ruimte om gezichtspunten naar voren te brengen?
Verwoordt de Raad van Toezicht zijn gezichtspunten in voldoende heldere standpunten en aanbevelingen aan de Raden van Bestuur?
Is de samenstelling van de Raad van Toezicht zodanig dat voldoende kennis en kwaliteit aanwezig zijn om het toezicht uit te oefenen? En is de samenstelling voldoende divers?
Heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht voldoende aandacht voor het in alle openheid kritisch kunnen toezien van de Raad op het functioneren van de Raden van Bestuur?

Bij deze zelfevaluatie waren uitsluitend voorzitter en leden van de Raad aanwezig; de Raad van Bestuur had de zaal verlaten.

De doorontwikkeling van de organisatie vormde het kernthema op de vergadering van 29 juni. Nauw hiermee verbonden is het streven naar een algehele verzelfstandig van de Stichting International Civil Society Support. De invulling van de twee vacatures in de Raad en de samenstelling van de Auditcommissie werden besproken.

Op 21 september werden het werkplan en de begroting voor 2011 goedgekeurd. Tevens werd besproken op welke wijze de werving van kandidaten voor de vacatures in de Raad gestalte zou kunnen krijgen. Tenslotte werd de voorgestelde procedure voor het functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur vastgesteld.

De Raad van Toezicht besloot in zijn vergadering van 13 december tot een volledige verzelfstandiging van de Stichting International Civil Society Support per 1 januari 2011, waarbij de relatie met de Werkmaatschappij Soa Aids en het daarmee samenhangende werken voor gemene rekening werd verbroken. Tevens stemde de Raad in met de bijbehorende statutenwijziging om deze verandering mogelijk te maken. Tenslotte werd de KPMG-management letter 2010 besproken.

Financiële auditcommissie

De Auditcommissie, voorgeschreven vanwege het eenhoofdige bestuur van de stichting, bestond in 2010 uit twee leden en is belast met het houden van toezicht op de financiële gang van zaken binnen de Stichting in het algemeen en voorts met de toetsing van de werking van de interne controle op de administratieve organisatie, in het bijzonder op de betalingsorganisatie. De auditcommissie ziet er tevens op toe dat subsidiebesluiten op de juiste wijze tot stand komen. De auditcommissie bestond uit de heer De Bruijn (voorzitter) en mevrouw Donker (lid). Vaste onderdelen van de vergaderingen betreffen de bespreking van de managementrapportages en de beoordeling van de declaraties, creditcard en andere uitgaven door de Raad van Bestuur.

De Auditcommissie behandelde in haar vergadering van 29 maart de jaarrekening en het jaarverslag 2009. De vergadering van 3 september stond in het teken van het werkplan en de begroting voor het jaar 2011.

Op 2 december besprak de Auditcommissie in het bijzijn van de Raden van Bestuur met de accountants de concept managementletter. Tevens werd de relatie met de accountant grondig geëvalueerd. Het gesprek met de accountant volgt in 2011. Andere agendapunten waren de interne financiële procedures, die conform de management letter waren aangepast en twee nieuwe procedures kenden. Ten slotte werd gesproken over de overdracht van de portefeuille financiën.

Vergoedingenbeleid

De leden van de Raad van Toezicht verrichten hun werkzaamheden onbezoldigd met de mogelijkheid van een redelijke vergoeding voor de ten behoeve van de stichting gemaakte kosten en voor door hen voor de stichting verrichte werkzaamheden. Binnen de ruimte van het CBF-Keur bestaat de mogelijkheid van niet-overmatige vacatiegelden. In het boekjaar 2010 werden door de leden van de Raad van Toezicht geen onkosten gedeclareerd; er werden evenmin vacatiegelden uitgekeerd.

Samenstelling Raad van Toezicht

Ofschoon het statutair vereiste minimum aantal zetels aanwezig is, heeft de Raad geprobeerd door een actieve wervingsactie het aantal zetels in 2010 weer op het maximum van negen te brengen. De heer Lips kon worden benoemd op de zetel met het profiel 'communicatie'. De zetel met het profiel 'nationale soa-bestrijding' bleef in 2010 onbezet, maar de betreffende ervaring en deskundigheid was overigens wel in voldoende mate bij andere leden van de Raad aanwezig. Door het overlijden op 9 mei van de heer Dijkstal, die sinds 2006 in de Raad van Toezicht de zetel met het profiel ‘politiek’ heeft bekleed, ontstond een vacature voor deze zetel die in 2010 nog niet kon worden vervuld. De heer De Bruijn, die de zetel met de portefeuille financiën bekleedt, bereikte op 1 juni 2010 het einde van zijn tweede termijn. De Raad vond in mevrouw Wilders een geschikte opvolger. Omdat zij pas per 1 januari 2011 beschikbaar was, besloot de Raad de termijn van de heer De Bruijn van 1 juni tot en met 31 december 2010 te verlengen. De heer Ruys werd per 1 juni 2010 voor een tweede termijn benoemd. Aan het eind van 2010 waren er aldus twee vacatures. De Raad zal in 2011 proberen deze vacatures door een actieve werving op te vullen.

Statutair is bepaald dat de Raad van Toezicht een rooster van aftreden opstelt. Indien in een tussentijdse vacature wordt voorzien, dan wordt geen volledige, eerste termijn vervuld maar eindigt de eerste termijn volgens het rooster. Leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor een aaneengesloten periode van maximaal vier jaar en kunnen één keer worden herbenoemd.

Raad van Toezicht Stichting Aids Fonds - Soa Aids Nederland, Stichting Werkmaatschappij Soa Aids, Stichting STOP AIDS NOW! en Stichting International Civil Society Support in 2010
Naam	Profiel van de zetel	Aantreden	Termijn	Einde termijn
Dhr. mr. A. Ruys, voorzitter	Bedrijfsleven	18-04-2006	2	01-06-2014
Dhr. W. de Bruijn, RA	Financiën	01-05-2002	2	31-12-2010
Dhr. H.F. Dijkstal	Politiek	26-09-2006	1	†
Vacature	Politiek		1	01-06-2014
Mw. prof. dr. A.P. Hardon	Internationale aidsbestrijding	21-04-2008	1	01-06-2011
Dhr. dr. K.G. Moody	Vertrouwen van mensen met hiv	21-04-2008	1	01-06-2011
Mw. prof. dr. M.C.H. Donker	Onderzoek	22-09-2008	1	01-06-2012
Mw. E.M.J. Ploumen	Ontwikkelingssamenwerking	22-09-2008	1	01-06-2012
Vacature	Nationale soa-bestrijding		1	01-06-2013
Dhr. R.J. Lips	Communicatie	29-06-2010	1	01-06-2013

Hoofd- en nevenfuncties 2010

De heer mr. A. Ruys heeft de volgende nevenfuncties: lid Raad van Commissarissen Janivo Holding BV, lid Raad van Commissarissen Lottomatica Spa (I), lid Raad van Commissarissen British American Tobacco Plc (VK), lid Raad van Commissarissen ITC PLC India, voorzitter Raad van Commissarissen Luchthaven Schiphol N.V., voorzitter Raad van Toezicht Het Rijksmuseum, voorzitter Raad van Toezicht Stichting Madurodam, bestuurslid Stichting De Eik, bestuurslid Nationaal Fonds 4 en 5 mei en commissaris Scheepvaartmuseum Amsterdam.

De heer W. de Bruijn, RA heeft de volgende nevenfuncties: lid Raad van Toezicht Universitair Medisch Centrum Utrecht tot 1 april 2010 en lid Raad van Toezicht Stichting Drielanden Educatieve Dienstverlening tot 1 juli 2010.

Mevrouw prof. dr. A.P. Hardon heeft als hoofdfunctie: hoogleraar Antropologie van Zorg en Gezondheid aan de Universiteit van Amsterdam en decaan van de Amsterdam School for Social science Research (ASSR) en geen nevenfuncties.

Mevrouw prof. dr. M.C.H. Donker heeft als hoofdfuncties: hoogleraar Volksgezondheidsbeleid Erasmus Medisch Centrum en Chief Science Officer Gemeente Rotterdam en als nevenfuncties: voorzitter Commissie Doelmatigheidsonderzoek ZonMw, lid Commissie Gezondheidsonderzoek ZonMw, voorzitter Jury Volksgezondheidsprijs (Vereniging V&W), lid Gezondheidsraad, lid Beraadsgroep Maatschappelijke Gezondheidszorg van de Gezondheidsraad, lid Adviesraad van de Stichting Stop Hersentumoren, voorzitter van de beoordelingscommissie voor de STOPhersentumoren.nl stimuleringsprijs, lid Raad van Commissarissen RISBO (Rotterdams Instituut voor Sociaal Beleidsonderzoek), lid Raad van Toezicht IVO (Instituut voor Verslavingsonderzoek) en lid Commissie Migrantenjeugd en GGZ, Gezondheidsraad.

De heer R.J. Lips heeft als hoofdfunctie: Netmanager Nederlandse Publieke Omroep en geen nevenfuncties.

De heer dr. K.G. Moody heeft als hoofdfunctie: internationale coördinator / CEO van GNP+ en als nevenfuncties: bestuurslid van het International Network of Religious Leaders (INERELA+), lid Technical Advisory Group van de Global Commission on HIV and the Law (UNDP), lid Conference Coordinating Committee van de International AIDS Conference in Washington DC (AIDS 2012, USA), lid Scientific Committee van de AIDS Impact Conference, Santa Fe - New Mexico.

Mevrouw E.M.J. Ploumen heeft als hoofdfunctie: voorzitter Partij van de Arbeid en als nevenfuncties: lid Raad van Toezicht Samenwerkende Hulporganisaties en bestuurslid Stichting Opzij.

1.2. Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur is belast met het besturen van de Stichting STOP AIDS NOW! en legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De taken van de Raad van Bestuur zijn in het bijzonder het strategisch beleid, de algehele coördinatie en de externe representatie. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financieel-administratieve kwaliteitsbewaking, alsmede het personeelsbeleid.

Een substantieel deel van werkzaamheden van de bestuurder betreffen het lidmaatschap van de Raad van Bestuur van de Stichting Werkmaatschappij Soa Aids. Deze Stichting opereert als faciliterend bedrijf en fungeert als werkgever voor de stichtingen STOP AIDS NOW!, Aids Fonds – Soa Aids Nederland en International Civil Society Support.

De Raden van Bestuur van STOP AIDS NOW!, Aids Fonds – Soa Aids Nederland en de Werkmaatschappij Soa Aids vergaderen tweewekelijks in het managementteam met de managers van de drie afdelingen. Het managementteam heeft geen besluitvormende bevoegdheid, maar wel worden besluiten aangaande de organisatie door de Raad van Bestuur zoveel mogelijk in het managementteam genomen en als zodanig vastgelegd. Alle besluiten van de Raad van Bestuur worden schriftelijk in een besluitenlijst vastgelegd en als mededeling bij de vergaderstukken van Raad van Toezicht gevoegd.

De Raad van Bestuur van de Stichting wordt gevormd door Louise van Deth. Haar nevenfuncties zijn: penningmeester van de stichting Henry Hudson 500, voorzitter van de Tony Chocolonely Foundation en voorzitter van Arts & Exes. Zij is in 2010 benoemd tot lid van de Visitatiecommissie Cultuurfondsen en Sectorinstituten ingesteld door de Minister van OC&W.

In 2010 is het systeem voor de jaarlijkse evaluatie en beoordeling van de Raad van Bestuur door de Raad van Toezicht herzien. Dit zal in 2011 worden toegepast.

Bezoldiging directie

De Raad van Toezicht heeft in 2005 met behulp van het ODRP-functiewaarderingssysteem, op advies van Leeuwendaal, het bezoldigingsbeleid, de hoogte van de directiebeloning en de hoogte van andere bezoldigingscomponenten vastgesteld. Het beleid wordt periodiek geactualiseerd.

Bij de bepaling van het bezoldigingsbeleid en de vaststelling van de beloning volgt STOP AIDS NOW! de Adviesregeling Beloning Directeuren van Goede Doelen van VFI en de Code Wijffels (zie www.vfi.nl), maar hanteert op grond van de vigerende afspraken het ODRP- functiewaarderingssysteem.

Het ODRP-functiewaarderingssysteem geeft aan de hand van weging van de hoofdgroepindeling en overige gezichtspunten een maximumnorm aan voor het jaarinkomen. Dit leidde tot de inschaling in de BBRA-schaal 15, aansluitend bij het salarishuis van de gehele organisatie (schalen van het BBRA 1984 sector Rijk). De BBRA-schaal 15 kende in 2010 een maximaal jaarinkomen inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering van € 93.850 (36 uur, 1.0 fte). De toetsing aan de VFI-Adviesregeling van de situatie bij STOP AIDS NOW! vond plaats door de Auditcommissie in maart 2011, waarbij een BSD-score van 390 werd vastgesteld met een maximum inkomen van € 98.257 (2010; 1 fte; 1 jaar).

Het voor de toetsing aan VFI-maxima relevante, werkelijke jaarinkomen van de directie bedroeg voor mevrouw Louise van Deth in 2010 93.850 euro (36 uur, 1.0 fte). Haar bezoldiging bleef binnen het maximum van de VFI-Adviesregeling.

De hoogte en samenstelling van de bezoldiging wordt in de jaarrekening toegelicht in de toelichting op de staat van baten en lasten. Naast het jaarinkomen maken ook betaalde sv- en pensioenpremies deel uit van de bezoldiging. Er zijn geen belastbare vergoedingen/bijtellingen noch overige beloningen op termijn.

2. Effectiviteit en doelmatigheid van de bestedingen

STOP AIDS NOW! heeft zich ten doel gesteld zowel de omvang als de kwaliteit te verhogen van de Nederlandse bijdrage aan de aidsbestrijding in de ruimste zin van het woord. STOP AIDS NOW! tracht dit doel onder meer te verwezenlijken door:

financiële steun te verlenen aan activiteiten van verwante organisaties op het terrein van zorg, preventie, wetenschappelijk onderzoek en de vaccinontwikkeling (fondsenbesteding);
het ontwikkelen en uitvoeren van fondsenwervende activiteiten ter financiering van concrete activiteiten op het terrein van de mondiale aidsbestrijding (fondsenwerving);
het bevorderen van politieke betrokkenheid bij de uitvoering van het internationale aidsbeleid (pleitbezorging);
het bevorderen van de betrokkenheid van de Nederlandse samenleving bij mensen met hiv en het aidsbeleid (draagvlakversterking).

De doelstellingen zijn uitgewerkt in een strategisch meerjarenbeleidsplan 2010-2015 ‘Making it work - Capitalising on working together towards a world without AIDS’ met meerjarenbegroting, dat in 2009 werd vastgesteld. In het strategisch beleidsplan is vastgelegd voor welk doel de middelen uit de fondsenwerving zijn bedoeld, hoeveel geld per doel nodig is en in welke vorm de middelen worden ingezet. Jaarlijks wordt er een werkplan met begroting opgesteld, waarin de beoogde resultaten per beleidsonderdeel en per project zijn vastgelegd. De realisatie wordt in beeld gebracht in de kwartaalrapportages en uiteindelijke gepubliceerd in het jaarverslag.

Deze doelstellingen worden in belangrijke mate verwezenlijkt door de vijf partners van STOP AIDS NOW!: Aids Fonds, Cordaid Memisa, Hivos, ICCO en Oxfam Novib, die hiervoor overeenkomstig artikel drie van de statuten elk een zesde deel van de netto opbrengsten ontvangen. Conform artikel drie van de statuten kan een uitzondering worden gemaakt op de genoemde verdelingsregel. Dit geldt bijvoorbeeld voor de toekenning uit het Droomfonds door de Postcodeloterij.

Het resterende zesde deel wordt door de Raad van Bestuur zelf ingezet voor innovatie, het ‘small grants’-programma en voor het lobbykantoor te Brussel. STOP AIDS NOW! richt zich met de innovatie momenteel op de thema’s:

het ontwikkelen van een integrale aanpak van de hiv-preventie voor de jeugd,
het verbinden van hiv en aids aan seksuele en reproductieve gezondheid en rechten,
het ondersteunen via families en gemeenschappen van kinderen die op een of andere manier zijn getroffen door hiv/aids,
het verder opschalen van het programma dat werkt aan het integreren van hiv in werksituaties en
de integratie van het onderwerp ‘hiv’ in microfinancieringsprogramma’s en in programma’s gericht op zelfstandig levensonderhoud bevorderd.

De instelling werkt continu aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling. In 2008 is een systeem voor monitoring en evaluatie operationeel geworden. Dit systeem voldoet tevens aan de eisen die het Ministerie van Buitenlandse Zaken Het management informatiesysteem wordt aangepast, zodat voortaan ook het percentage geslaagd, minder geslaagd en niet-geslaagd kan worden gerapporteerd.

3. Omgang met belanghebbenden

STOP AIDS NOW! streeft naar optimale relaties met belanghebbenden, met gerichte aandacht voor de informatieverschaffing en de inname en verwerking van wensen, vragen en klachten. STOP AIDS NOW! hecht grote waarde aan transparantie en probeert met voorbeeldprojecten een helder beeld te geven van de bestedingen. Voor degenen die een gedetailleerde verantwoording willen, is het jaarverslag gratis beschikbaar. Het directiespreekuur op elke vrijdag van 11.00 tot 12.00 biedt iedereen die dat wil de mogelijkheid om met de directeur-bestuurder van STOP AIDS NOW! te spreken.

STOP AIDS NOW! heeft de omgang met belanghebbenden structureel geregeld door middel van het belanghebbendenbeleid en de mogelijkheid om ideeën, opmerkingen en wensen kenbaar te maken. Daarnaast is er een klachtenregeling en de mogelijkheid via de website, telefonisch of per e-mail vragen te stellen. Uiteraard worden belanghebbenden via de website over het jaarlijkse werkplan geïnformeerd en over de bestedingen door middel van het jaaroverzicht en het jaarverslag.

STOP AIDS NOW! heeft in 2010 bij de DDMA (Dutch Dialogue Marketing Association) een aanvraag ingediend voor het mogen voeren van het Privacy Waarborg, waarmee we de zekerheid kunnen geven dat onze marketing voldoet aan de geldende privacyregels. De organisaties die het Waarborg voeren worden jaarlijks gecontroleerd op naleving van de wetgeving en zelfregulering. De beoordeling van de aanvraag volgt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2011.

De organisatie heeft een vrijwilligersbeleid, waarbij de rechten en plichten van collectanten en andere vrijwilligers duidelijk zijn beschreven in een brochure en in een vrijwilligersovereenkomst worden vastgelegd.

STOP AIDS NOW! onderschrijft het principe van volledige betrokkenheid van mensen met hiv bij beleidsvorming en uitvoering op alle niveaus, het zogenaamde het GIPA-principe (Greater Involvement of People Living with HIV and AIDS). Er is een statutair geborgde de zetel in de Raad van Toezicht voor een persoon die vertrouwen heeft van de belangenorganisaties voor mensen met hiv en aids. Het personeelsbeleid van de organisatie is gericht op het in dienst nemen van mensen met hiv, die bij gebleken gelijkwaardigheid de voorkeur krijgen. Medewerkers met hiv worden bewust betrokken bij het ontwikkelen van programma’s en activiteiten met betrekking tot leven met hiv en aids en de bestrijding van hiv en andere soa.

Jaarlijks organiseren STOP AIDS NOW!, Aids Fonds en Soa Aids Nederland in nauwe samenwerking met de belangrijkste samenwerkingspartners en professionals het Nationaal Congres Soa * Hiv * Seks. Door het interactieve karakter biedt dit congres niet alleen een podium voor het uitwisselen van kennis en ervaringen, maar is bij uitstek ook de gelegenheid waar het publieke debat tussen de belanghebbenden over belangrijke thema’s in de aidsbestrijding plaatsvinden.

STOP AIDS NOW! werkt volgens de gedragscodes van het Genootschap voor Fondsenwervers, de Dutch Dialogue Marketing Association (DDMA), Vereniging van Fondsenwervende Instellingen en is lid van Partos, de branchevereniging voor organisaties in de ontwikkelingssamenwerking.

Onze organisatie hecht waarde aan sponsoring van onze producten en activiteiten, niet alleen omdat met extra middelen ook extra inspanningen kunnen worden geleverd, maar ook omdat hierdoor het bedrijfsleven nauwer bij de strijd tegen hiv en aids wordt betrokken. Wel stelt STOP AIDS NOW! zich op het standpunt dat sponsors geen inhoudelijke invloed kunnen uitoefenen en legt dit ook vast als ontbindende voorwaarde in de sponsorcontracten. In 2009 is begonnen met de ontwikkeling van een sponsorcode, waarin wordt vastgelegd hoe wij met sponsors omgaan. Het ontwikkelen van een sponsorcode voor de gehele organisatie bleek complexer dan verwacht, zodat die niet in 2010 maar in 2011 zal worden vastgesteld en op onze website geplaatst.

Integriteitsbeleid

Op 24 november 2009 gaf de Raad van Bestuur, na advies van de Ondernemingsraad, zijn goedkeuring aan het ‘Integriteitsbeleid, Gedragscodes en procedures voor goed werkgever- en werknemerschap.’ Dit beleid bevat naast een aantal preventieve en correctieve gedragsregels, waaronder de klokkenluidersregeling, ook de procedures voor het inschakelen van de interne of externe vertrouwenspersoon en de klachtenregeling voor medewerkers.

Verantwoording

De Stichting STOP AIDS NOW! legt jaarlijks verantwoording af door middel van een jaarverslag volgens de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen (Richtlijn 650) van de Raad voor Jaarverslaggeving.

Op 13 december 2004 is aan de Stichting STOP AIDS NOW! het CBF-Keur toegekend. Dit betekent dat de Stichting positief door het Centraal Bureau Fondsenwerving is beoordeeld op de onderdelen bestuur, beleid, fondsenwerving, bestedingen en verslaglegging. Het geeft tevens aan dat STOP AIDS NOW! binnen de norm van 25 procent voor de eigen fondsenwerving blijft. Eind 2009 heeft het Centraal Bureau Fondsenwerving de hertoetsing uitgevoerd van STOP AIDS NOW! en daarbij vastgesteld dat alles volledig in orde was, zodat het CBF-Keur zonder verdere opmerkingen is verstrekt voor de periode van 1 januari 2010 tot en met 31 december 2012.

De vervlechting van de Code Goed Bestuur van de Vereniging van Fondsenwervende Instellingen (VFI) en het CBF-Keur heeft geleid tot een nieuw Reglement CBF-Keur, dat vanaf 1 juli 2008 van kracht is. In het nieuwe reglement is meer nadruk komen te liggen op uitvoeren, besturen en toezichthouden. Ook het doorlopend verbeteren van effectiviteit en efficiëntie van de bestedingen en het optimaliseren van de omgang met vrijwilligers wordt onderdeel van de toetsing.

De organisatie hecht er waarde aan om ook in breder historisch perspectief verantwoording aan de samenleving te kunnen afleggen. De organisatie heeft in 2008 met het Nationaal Archief een overeenkomst afgesloten tot overbrenging en bewaring en de archieven tot en met 2004 in bruikleen overgedragen. Na de overdracht worden de archieven geconserveerd en zoveel mogelijk ontsloten. Na de toevoeging aan de collectie particuliere archieven van het Nationaal Archief zal het archief vanaf eind 2011 voor onderzoekers en andere belangstellenden worden opengesteld. Conform deze overeenkomst zullen in het vervolg de archieven elke vijf jaar naar het Nationaal Archief worden overgebracht.

Reserves en beleggingen

STOP AIDS NOW! belegt haar gelden op een niet-risicovolle wijze. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van deposito’s en spaarrekeningen.

In 2005 heeft de Raad van Bestuur een plan gepresenteerd voor de vorming van een ‘passende’ continuïteitsreserve dat, met instemming van de partners, door de de Raad van Toezicht is goedgekeurd. Dit is conform de Richtlijn Reserves Goede Doelen (2004) van de VFI. Centraal in het plan van de Raad van Bestuur staat dat het primaire doel van de organisatie is om de doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren en daarvoor derhalve middelen te besteden. Wel is het noodzakelijk om een reserve op te bouwen die de continuïteit van de organisatie waarborgt. Dit betreft zowel de verplichtingen ten aanzien van personeel en organisatie als de noodzaak om de subsidietoekenningen te continueren. Op basis daarvan is besloten dat er een risicoreserve wordt opgebouwd van tien procent van de organisatiekosten en één miljoen euro voor de continuering van de doelstelling. Op basis van de Jaarrekening 2010 betekent dit dat er een continuïteitsreserve nodig is van € 1.217.000.

Klachtenregeling

STOP AIDS NOW! beschikt over een algemene klachtenprocedure en een klachtenprocedure voor de afdeling dienstverlening donateurs. De secretaris van de Raad van Bestuur fungeert als klachtencoördinator.

Klachtenprocedures

De klachtenprocedures zijn een krachtig instrument in het kwaliteitssysteem van de organisatie. De drempel is bewust laag gehouden, zodat belanghebbenden op eenvoudige wijze – telefonisch, via internet, per e-mail of brief – hun klachten kunnen uiten. Klachten komen in het algemeen binnen bij de coördinator dienstverlening donateurs en de klachtencoördinator. In principe wordt de klacht opgelost waar deze is ontstaan, maar afhankelijk van de aard van de klacht wordt bepaald of afhandeling door de donateursdienstverlening geschiedt met of zonder terugkoppeling naar de Raad van Bestuur of dat afhandeling via de Raad van Bestuur verloopt. In alle gevallen waar sprake is van donateurs en/of fondsenwervende activiteiten zorgt donateursdienstverlening voor een aantekening in het registratiesysteem, dat sinds eind 2008 operationeel is. Met dit registratiesysteem kunnen de klachten worden geanalyseerd en in de gedetailleerde kwartaalrapportages gerapporteerd. De meeste klachten hangen samen met fondsenwervende activiteiten en door middel van regulier overleg worden de bevindingen tussen dienstverlening donateurs en de fondsenwervers afgestemd. De klachtencoördinator houdt het klachtenregister voor de overige klachten bij. Elk kwartaal worden de klachtenrapportages, inclusief een analyse door donateursdienstverlening, opgesteld ten behoeve van de uitvoerenden. Elk half jaar rapporteert de klachtencoördinator aan de Raad van Bestuur met afschrift aan het managementteam. In deze rapportage zijn tevens de analyses van de coördinator dienstverlening donateurs opgenomen.

In 2010 zijn bij het STOP AIDS NOW! in totaal 161 klachten binnengekomen. Straatwerving is voor STOP AIDS NOW! het belangrijkste kanaal waarlangs nieuwe donateurs worden geworven en daar vinden de meeste contacten plaats. Dat is de reden dat in absolute zin het grootste aantal klachten door het straatwervingsbureau wordt veroorzaakt. Verder vindt om het aantal klachten zo veel mogelijk terug te dringen continu afstemming plaats met de externe wervingsbureaus om de werkwijze te verbeteren. In de loop van 2010 zijn nieuwe straatwervingsformulieren ontwikkeld, waarbij op de achterkant voor de donateur duidelijk staat vermeld aan welke regels de wervers zich moeten houden. Het doel is om het aantal klachten met betrekking tot het verstrekken van onjuiste informatie en het onjuist noteren van gemaakte afspraken terug te dringen. Inmiddels zijn de formulieren overal in het land in gebruik genomen. Sindsdien is het aantal klachten met betrekking tot een incorrecte benadering, maar ook van het aantal onjuist verwerkte machtigingen sterk teruggelopen.

Alle klachten zijn afgehandeld. Indien klachten door een extern bureau zijn veroorzaakt is dit met hen opgenomen en intern verder afgehandeld. De betreffende donateurs hebben allen excuses aangeboden gekregen. Het aantal klachten over 2010 verdeeld naar categorieën is als volgt:

Categorie	2008	2009	2010
‘Oneens met actie’	3	39	33
‘Onjuist informatie werver’	0	0	20
‘Agressieve benadering’	3	4	17
‘Niet eens met incasso’	13	25	22
‘Incassofrequentie niet juist’	3	39	33
‘Oneens met actie’	6	9	27
‘Incassobedrag niet juist’	2	3	2
‘Teveel post’	6	2	7
‘Foute adressering’	3	0	13
‘Organisatie’	0	0	8
‘Overig’	23	23	12
Totaal	59	105	161

Statutaire en overige gegevens

STOP AIDS NOW! is een onafhankelijke stichting en heeft haar zetel in de gemeente Amsterdam. De Stichting is op 15 december 2000 opgericht door de initiatiefnemer Stichting Aids Fonds (thans: Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland) te Amsterdam met als participanten:

Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland te Amsterdam;
Stichting Cordaid Memisa te ’s-Gravenhage;
Stichting Hivos – Humanistisch Instituut voor Ontwikkelingssamenwerking te ’s-Gravenhage;
Stichting ICCO te Zeist;
Stichting Oxfam Novib te ’s-Gravenhage.

Deze vijf organisaties zijn de partners van STOP AIDS NOW! Minimaal tweemaal per jaar voeren de vijf partners op directieniveau overleg in de Directieraad. Dit overleg dient de afstemming tussen de partners onderling en die met Stichting STOP AIDS NOW!

Missie

De missie van STOP AIDS NOW! luidt ‘Samen werken aan een wereld zonder aids.’ In het kader van deze aan zichzelf gestelde opdracht werkt STOP AIDS NOW! samen met overheidsinstellingen en natuurlijke of rechtspersonen in binnen- en buitenland.

Inschrijving Kamer van Koophandel
De Stichting STOP AIDS NOW! is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Amsterdam onder nummer 34148235.

Rangschikking Successiewet 1956
De Stichting STOP AIDS NOW! is door de Inspecteur van de Belastingdienst aangemerkt als instelling zoals bedoeld in artikel 24, lid 4 van de Successiewet 1956. Per 1 januari 2008 is de stichting aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI).

Gegevens gelieerde instellingen

Werkmaatschappij Soa Aids

De Werkmaatschappij opereert als faciliterend bedrijf, zodat de werkzaamheden sterk gericht zijn op de operationele kant. De Werkmaatschappij fungeert als werkgever voor de Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland, de Stichting STOP AIDS NOW! en de Stichting International Civil Society Support.

Statutaire gegevens

De stichting draagt de naam ‘Stichting Werkmaatschappij Soa Aids’ en heeft haar zetel in de gemeente Amsterdam.

De Stichting heeft ten doel zodanige voorwaarden te scheppen voor de te Amsterdam gevestigde Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland, de Stichting STOP AIDS NOW! en de Stichting International Civil Society Support, zodat deze stichtingen hun werkzaamheden optimaal kunnen verrichten, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. De tijdelijke personele unie met de Raad van Toezicht van het in 2009 verzelfstandigde organisatieonderdeel International Civil Society Support is op 31 december 2010 beëindigd.

Inschrijving Kamer van Koophandel

De Stichting Werkmaatschappij Soa Aids is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Amsterdam onder nummer 41207989.

Raad van Toezicht

Er is sprake van een algehele personele unie in de Raden van Toezicht van de stichtingen STOP AIDS NOW!, Aids Fonds – Soa Aids Nederland, International Civil Society Support en Werkmaatschappij Soa Aids. De verhouding tussen de Raden van Bestuur en de Raden van Toezicht van de stichtingen is vastgelegd in een reglement, waarin de verantwoordelijkheden en taken zijn benoemd. Ook de verhouding tussen Auditcommissie, Raden van Toezicht en Raden van Bestuur is vastgelegd in een reglement. In 2008 zijn beide reglementen samengevoegd.

Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur van de Stichting Werkmaatschappij Soa Aids bestaat uit Ton Coenen (voorzitter) en Louise van Deth (lid).

De nevenfuncties van Ton Coenen zijn: bestuurslid van de René Klijn Stichting, lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Huisartsen Dienstenposten Amsterdam, bestuurslid van de Stichting H. Molendijk, member of the Board of ICASO - and member of the Executive committee and chair to the Governance committee -, member of the steering committee of AIDS Action Europe, co-chair of the HIV in Europe Initiative en lid Raad van Toezicht van het Medical Credit Fund. Louise van Deth heeft als nevenfuncties penningmeester van de stichting Henry Hudson 500, voorzitter van de Tony Chocolonely Foundation en voorzitter van Arts & Exes. Zij is in 2010 benoemd tot lid van de Visitatiecommissie Cultuurfondsen en Sectorinstituten ingesteld door de Minister van OC&W.

Aids Fonds – Soa Aids Nederland

Aids Fonds – Soa Aids Nederland is een onafhankelijke stichting te Amsterdam, die op 1 januari 2004 is ontstaan uit de fusie van de Stichting Aids Fonds te Amsterdam en de Stichting Soa-bestrijding te Utrecht.

Statutaire gegevens

De stichting draagt de naam ‘Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland’ en heeft haar zetel in de gemeente Amsterdam.

De Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland heeft ten doel het stimuleren en vergroten van de omvang en de kwaliteit van de Nederlandse bijdrage aan de nationale en internationale strijd tegen hiv en aids en andere soa’s evenals aan de ondersteuning en zorg voor mensen die leven met hiv en aids of een andere soa.

Inschrijving Kamer van Koophandel

De Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Amsterdam onder nummer 34200393, waarbij ook ‘Aids Fonds’ als verkorte naam is vastgelegd.

Raad van Toezicht

Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur van de Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland bestond uit Ton Coenen. Zijn nevenfuncties zijn: Zijn nevenfuncties zijn: bestuurslid van de René Klijn Stichting, lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Huisartsen Dienstenposten Amsterdam, bestuurslid van de Stichting H. Molendijk, member of the Board of ICASO - and member of the Executive committee and chair to the Governance committee -, member of the steering committee of AIDS Action Europe, co-chair of the HIV in Europe Initiative en lid Raad van Toezicht van het Medical Credit Fund.

Keur Centraal Bureau voor de Fondsenwerving

Op 1 januari 1998 is aan het Aids Fonds het CBF-Keur toegekend.

Rangschikking Successiewet 1956

De Stichting Aids Fonds – Soa Aids Nederland is door de Inspecteur van de Belastingdienst aangemerkt als instelling zoals bedoeld in artikel 24, lid 4 van de Successiewet 1956. Per 1 januari 2008 is de stichting aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI).

International Civil Society Support

De unit International Civil Society Support is in 2009 verzelfstandigd. De Stichting International Civil Society Support is op 24 februari 2009 opgericht door Peter van Rooijen.

Statutaire gegevens

De stichting draagt de naam ‘International Civil Society Support’ en heeft haar zetel in de gemeente Amsterdam.

International Civil Society Support heeft zich ten doel gesteld het in samenwerking met de global hiv en aids civil society ontwikkelen en implementeren van een visie op en benadering van hiv en aids, die bijdragen aan het versterken van de rol en effectiviteit van zowel de global hiv en aids civil society en anderen in de strijd tegen hiv en aids en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.

Inschrijving Kamer van Koophandel

De Stichting International Civil Society Support is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Amsterdam onder nummer 34328675.

Raad van Toezicht

Er was tot en met 31 december 2010 sprake van een algehele personele unie in de Raden van Toezicht van de stichtingen STOP AIDS NOW!, Werkmaatschappij Soa Aids, Aids Fonds – Soa Aids Nederland en International Civil Society Support. De verhouding tussen de Raden van Bestuur en de Raden van Toezicht van de stichtingen is vastgelegd in een reglement, waarin de verantwoordelijkheden en taken zijn benoemd. Ook de verhouding tussen Auditcommissie, Raden van Toezicht en Raden van Bestuur is vastgelegd in dit reglement. De Stichting International Civil Society Support is per 31 december 2010 volledig verzelfstandigd en heeft een per 1 januari 2011 een afzonderlijke, eigen Raad van Toezicht.

Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur van de Stichting International Civil Society Support wordt vanaf de oprichting gevormd door Peter van Rooijen, die daarvoor de directie van deze unit voerde. Zijn nevenfuncties zijn chair of the Financial and Audit Committee of the Global Fund to fight AIDS, Tuberculosis and Malaria, bestuurslid van het Health Insurance Fund en member of the Policy and Advocacy Committee of the International HIV/AIDS Alliance.

Keur Centraal Bureau voor de Fondsenwerving

De Stichting International Civil Society Support is geen fondsenwervende instelling en heeft geen CBF-Keur.

Rangschikking Successiewet 1956

De Stichting International Civil Society Support is niet aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI).

Deze verantwoordingsverklaring is vastgesteld op 11 april 2011.

Louise van Deth
Raad van Bestuur

Anthony Ruys
voorzitter Raad van Toezicht