Verantwoordingsverklaring

 
 

De raad van bestuur en de raad van toezicht van de Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland leggen in deze verantwoordingsverklaring vast op welke wijze zij invulling geven aan:

  1. de functiescheiding tussen uitvoeren, besturen en toezicht houden;
  2. het continu verbeteren van effectiviteit en doelmatigheid bij het realiseren van de doelstelling;
  3. het optimaliseren van de relaties met belanghebbenden.

Door het ondertekenen van de zogenaamde ‘Bijlage 12’ van het CBF onderschrijven de leden van de raad van toezicht en de raad van bestuur ook individueel deze drie principes van goed bestuur voor goede doelen.

1. Scheiding van uitvoering, bestuur en toezicht

De Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland heeft in haar statuten de functie 'toezicht houden' (vaststellen of goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het 'besturen' dan wel van de 'uitvoering'. De stichting wordt bestuurd door de raad van bestuur, waarop toezicht wordt gehouden door de raad van toezicht. De raad van toezicht wordt bijgestaan door twee interne commissies. De auditcommissie, voorgezeten door de portefeuillehouder financiën van deze raad, en de voordrachtscommissie. De wettelijk voorgeschreven ondernemingsraad levert vanuit het oogpunt van medezeggenschap een bijdrage aan een goed bestuur van de stichting.

De verhouding tussen de raad van bestuur en de raad van toezicht is, voor zover niet in de statuten geregeld, vastgelegd in een reglement waarin de verantwoordelijkheden en taken zijn benoemd. Ook de verhouding tussen auditcommissie, raad van toezicht en raad van bestuur is vastgelegd in dit reglement.

De statuten voldoen aan het vigerende Reglement CBF-Keur. De organisatie onderschrijft de Code Wijffels en voldoet aan alle vereisten die deze code stelt. De stichting bezit het ISO 9001-Partos certificaat. Er is een systeem voor monitoring en evaluatie met kwartaal- en jaarrapportages. Per 2016 wordt IATI (International Aid Transparency Initiative) ingevoerd, waarmee informatie nog makkelijker toegankelijk, begrijpelijk en bruikbaar wordt.

2. Effectiviteit en doelmatigheid van de bestedingen

De stichting heeft ten doel het stimuleren en vergroten van de omvang en de kwaliteit van de Nederlandse bijdrage aan de nationale en de internationale strijd tegen hiv/aids en andere soa evenals aan de ondersteuning en zorg voor mensen die leven met hiv/aids of een andere soa. De stichting wil dit doel verwezenlijken door:

  • het verder ontwikkelen en het stimuleren van de uitvoering van het nationaal en internationaal aids- en soa-beleid (pleitbezorging);
  • het ontwikkelen en uitvoeren van fondsenwervende activiteiten ter financiering van concrete activiteiten op het terrein van de nationale en internationale strijd tegen hiv en aids en andere seksuele overdraagbare aandoeningen (fondsenwerving);
  • financiële steun te verlenen aan activiteiten van organisaties op het terrein van de aan hiv en aids en/of soa gerelateerde zorg, preventie en onderzoek (fondsenbesteding);
  • het bevorderen van de betrokkenheid van de Nederlandse samenleving bij mensen met hiv en aids en andere seksuele overdraagbare aandoeningen en het beleid ter zake daarvan, door middel van bijvoorbeeld scholing, advisering en het organiseren van bijeenkomsten (voorlichting);
  • het ontwikkelen en uitvoeren van programma's gericht op het publiek, of specifieke groepen daarbinnen, professionals en overheden (uitvoering).

De doelstellingen zijn in 2013 uitgewerkt in een strategisch meerjarenbeleidsplan met meerjarenbegroting, getiteld ‘Setting Milestones, Strategy 2014-2017’, waarin is vastgelegd voor welk doel de middelen uit de fondsenwerving zijn bedoeld, hoeveel geld per doel nodig is en in welke vorm de middelen zullen worden ingezet. Tevens wordt beschreven hoe hierin de merken Aids Fonds, STOP AIDS NOW! en Soa Aids Nederland elk hun plaats krijgen.

Jaarlijks wordt er een werkplan met begroting opgesteld, waarin de beoogde resultaten per beleidsonderdeel en per project zijn vastgelegd. De realisatie wordt in beeld gebracht in de kwartaalrapportages, jaarrapportages en uiteindelijke gepubliceerd in het jaarverslag. Het kostenpercentage eigen fondsenwerving bedraagt 12,5 procent, ruim onder het door het CBF gesteld maximum van 25 procent. Het kostenpercentage voor beheer en administratie bedroeg in 2015 3,2 procent. Het primaire doel van de organisatie is om de doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren en daarvoor de verworven middelen te besteden. Uiteraard is het noodzakelijk om een reserve op te bouwen die de continuïteit van de organisatie waarborgt, conform de Richtlijn Reserves Goede Doelen (2004) van Goede Doelen Nederland. De organisatie beheert haar gelden op een niet-risicovolle wijze en heeft de risico’s gespreid.

De instelling werkt continu aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling. De organisatie werkt met een systeem voor monitoring en evaluatie en beschikt over een management informatiesysteem. Een nieuw projectmanagementsysteem wordt in 2016 operationeel.

De organisatie beschikt over een risicoanalyse, waarbij is vastgesteld dat de voor de continuïteit van de organisatie gereserveerde middelen (continuïteitsreserve en overige reserve) ruimschoots voldoende zijn. De organisatie is blijvend alert op risico’s om adequaat te kunnen reageren. Daarnaast worden risicoanalyses gemaakt voor alle subsidierelaties.

3. Omgang met belanghebbenden

De organisatie streeft naar optimale relaties met belanghebbenden Hierbij richt zij op de informatieverschaffing en verwerking van wensen, vragen en klachten. We hechten grote waarde aan transparantie en proberen met voorbeeldprojecten een helder beeld te geven van de bestedingen. Voor degenen die een gedetailleerde verantwoording willen, is het jaarverslag gratis beschikbaar.

De omgang met belanghebbenden hebben we structureel geregeld door middel van het belanghebbendenbeleid en de mogelijkheid om ideeën, opmerkingen en wensen kenbaar te maken. Daarnaast is er een klachtenregeling en de mogelijkheid via de website, sociale media, telefonisch of per e-mail vragen te stellen. Uiteraard worden belanghebbenden via de website geïnformeerd over het jaarlijkse werkplan en over de bestedingen door middel van het jaaroverzicht en het jaarverslag.

De stichting werkt volgens de gedragscodes van het Genootschap voor Fondsenwervers, de Dutch Dialogue Marketing Association (DDMA), de Vereniging van Fondsenwervende Instellingen en is lid van de vereniging Samenwerkende Gezondheidsfondsen (SGF) en van de vereniging Partos. De stichting bezit de Privacy Waarborg gekregen van de DDMA (Dutch Dialogue Marketing Association), waarmee we de zekerheid kunnen geven dat onze marketing voldoet aan de geldende privacyregels. De organisaties die de Waarborg voeren worden jaarlijks gecontroleerd op naleving van de wetgeving en zelfregulering.

De organisatie heeft een vrijwilligersbeleid, waarbij de rechten en plichten van collectanten en andere vrijwilligers duidelijk zijn beschreven in een brochure en in een vrijwilligersovereenkomst worden vastgelegd.

De Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland onderschrijft het principe van volledige betrokkenheid van mensen met hiv bij beleidsvorming en uitvoering op alle niveaus, het zogenaamde het GIPA-principe (Greater involvement of people living with HIV). Er is een statutair geborgde zetel in de raad van toezicht voor een persoon die steun heeft van organisaties en netwerken van mensen met hiv.. Medewerkers met hiv worden bewust betrokken bij het ontwikkelen van programma’s en activiteiten met betrekking tot leven met hiv en de bestrijding van hiv en andere soa’s.

Jaarlijks organiseren Aids Fonds, Soa Aids Nederland en STOP AIDS NOW! in nauwe samenwerking met de belangrijkste samenwerkingspartners en professionals het Nationaal Congres Soa * Hiv * Seks. Door het interactieve karakter biedt dit congres niet alleen een podium voor het uitwisselen van kennis en ervaringen, maar is bij uitstek ook de gelegenheid waar het publieke debat tussen belanghebbenden over belangrijke thema’s in de aidsbestrijding plaatsvindt.

Onze organisatie hecht waarde aan sponsoring van onze producten en activiteiten. Niet alleen kunnen met extra middelen ook extra inspanningen worden geleverd, maar wordt hierdoor het bedrijfsleven nauwer bij de strijd tegen hiv en soa betrokken. De organisatie stelt zich op het standpunt dat sponsors geen inhoudelijke invloed kunnen uitoefenen en legt dit ook vast als ontbindende voorwaarde in de sponsorcontracten. De organisatie heeft Corporate Partnership Guidelines die gelden voor alle vormen van samenwerking met het bedrijfsleven. Deze zijn op onze websites geplaatst.

Integriteitsbeleid

In 2009 gaf de raad van bestuur, na advies van de ondernemingsraad, zijn goedkeuring aan het ‘Integriteitsbeleid, Gedragscodes en procedures voor goed werkgever- en werknemerschap.’ Dit beleid bevat naast een aantal preventieve en correctieve gedragsregels, waaronder de klokkenluidersregeling, ook de procedures voor het inschakelen van de interne of externe vertrouwenspersoon en de klachtenregeling voor medewerkers. De organisatie beschikt daarnaast over een antifraude- en corruptiebeleid ‘Policy on fraud, corruption and mismanagement’ dat betrekking heeft op onze externe relaties. Dit is op onze websites geplaatst.

Verantwoording

De stichting legt jaarlijks verantwoording af door middel van een jaarverslag volgens de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen (Richtlijn 650) van de Raad voor Jaarverslaggeving.

De Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland is houder van het CBF-Keur voor de goede doelen van het Centraal Bureau Fondsenwerving. Dit betekent dat de stichting door het Centraal Bureau Fondsenwerving positief is beoordeeld op de onderdelen bestuur, beleid, fondsenwerving, bestedingen en verslaglegging. Ook het doorlopend verbeteren van effectiviteit en efficiëntie van de bestedingen en het optimaliseren van de omgang met vrijwilligers wordt onderdeel van de toetsing. Het geeft tevens aan dat de stichting binnen de norm van 25 procent voor de eigen fondsenwerving blijft. Zowel de initiële toetsing na de fusie door het CBF in 2013 als de tussentijdse toetsingen in 2014 en 2015 leidden tot een positief oordeel zonder opmerkingen of afwijkingen.

De organisatie hecht er waarde aan om ook in breder historisch perspectief verantwoording aan de samenleving te kunnen afleggen. De organisatie heeft met het Nationaal Archief een overeenkomst afgesloten tot overbrenging en bewaring en de archieven.

Klachten, beroep en bezwaar

De stichting beschikt over een algemene klachtenprocedure. Voor het Aids Fonds is er daarnaast nog een beroepsprocedure met betrekking tot de subsidieverlening en een bezwaarprocedure voor individuele hulpverlening. De secretaris van de raad van bestuur fungeert als klachtencoördinator en is secretaris van de beroepscommissie.

Klachtenprocedure

De klachtenprocedure is een krachtig instrument in het kwaliteitssysteem van de organisatie. De drempel is bewust laag gehouden, zodat belanghebbenden op eenvoudige wijze – telefonisch, via internet, per e-mail of brief – hun klachten kunnen uiten. Klachten komen in het algemeen binnen bij de coördinator van het contactcentrum donateurs en de klachtencoördinator. In principe wordt de klacht opgelost waar deze is ontstaan, maar afhankelijk van de aard van de klacht wordt bepaald of afhandeling door het contactcentrum donateurs geschiedt met of zonder terugkoppeling naar de raad van bestuur of dat afhandeling via de raad van bestuur verloopt. In alle gevallen waar sprake is van donateurs en/of fondsenwervende activiteiten zorgt het contactcentrum donateurs voor een aantekening in het registratiesysteem. Met dit registratiesysteem worden de klachten geanalyseerd en in de gedetailleerde kwartaalrapportages gerapporteerd.

Klachtencoördinator

Door de klachtencoördinator werden twee klachten afgehandeld. Een klacht betrof het niet-professioneel communiceren door een van de medewerkers van Soa Aids Nederland, die dat ook zelf ook erkende en het zelf ook weer zelf heeft opgelost. De tweede klacht betrof het niet-zakelijk taalgebruik door een medewerker van het Aids Fonds en werd gedeeltelijk gegrond verklaard. De klager krijgt een nieuwe, zakelijk opgestelde klachtbrief. Tevens werden naar aanleiding van de tweede klacht enkele aanbevelingen ter verbetering van de werkwijze gedaan. De implementatie van de aanbevelingen wordt conform ISO-9001-Partos na een jaar geëvalueerd.
Er werden geen klachten met betrekking tot STOP AIDS NOW! of de organisatie als geheel door de klachtencoördinator ontvangen.

Contactcentrum donateurs

Vrijwel alle klachten hangen samen met fondsenwervende activiteiten en door middel van regulier overleg worden de bevindingen tussen het contactcentrum donateurs en de fondsenwervers afgestemd. De klachtencoördinator houdt het klachtenregister voor de overige klachten bij. Elk kwartaal worden de klachtenrapportages, inclusief een analyse door het contactcentrum donateurs, opgesteld ten behoeve van de uitvoerenden. Elk halfjaar rapporteert de klachtencoördinator aan de raad van bestuur met afschrift aan het managementteam. In deze rapportage zijn tevens de analyses van de coördinator van het contactcentrum donateurs opgenomen. De medewerkers zijn doordrongen van het belang van het registreren van klachten.

Bezwaarschriften Individuele Hulpverlening

Het Aids Fonds kent een bezwaarprocedure met betrekking tot besluiten over aanvragen in het kader van individuele hulpverlening. De raad van bestuur kreeg in 2015 geen bezwaarschriften op een besluit over een aanvraag voor individuele hulp.

Beroep

Het Aids Fonds kent een beroepsprocedure met betrekking tot bestuursbesluiten over subsidies en een onafhankelijke beroepscommissie. De beroepscommissie behandelt de beroepschriften en ook eventuele ingetrokken beroepschriften worden achteraf ter toetsing voorgelegd. In 2015 werden geen beroepschriften ontvangen.

Beroepscommissie Aantreden Termijn Einde termijn
Mr. drs. Peter Geerlings, voorzitter 11-09-2014 1 01-09-2017
Mw. mr. Hester Uhlenbroek 01-09-2012 2 01-09-2018
Dr. Stefaan van der Borght 01-09-2012 2 01-09-2018
Drs. Martin van Oostrom, secretaris      

 
Evaluatie structurele aanpassingen

Klachten, bezwaren en beroepen die leiden tot een structurele aanpassing van de werkwijze worden in het daarop volgende jaar geëvalueerd. In 2015 werden structurele wijzigingen doorgevoerd naar aanleiding van een gegronde klacht in 2013 over het beheer van informatiestromen. De evaluatie hiervan wordt in de loop van 2016 verwacht.

Deze verantwoordingsverklaring is vastgesteld op 26 april 2016.

Louise van Deth voorzitter a.i. raad van bestuur
Heleen Agterhuis lid a.i. raad van bestuur
Femke Halsema voorzitter raad van toezicht
 
Leeftijdscategorie 15-45 jaar
De activiteiten die bijdragen aan deze doelstelling zijn onderdeel van de activiteiten die beschreven zijn bij de andere vier doelstellingen.
Dit is 60 procent van het totale aantal nieuwe hiv-infecties in de leeftijdsgroep 15-24 jaar.
De naam ASK verwijst naar Access, Services and Knowledge (Toegang, Diensten en Kennis) uit de Engelstalige titel van het project: ASK (Access, Service and Knowledge): what young people want, what young people need.
Uitgegeven door onze lobbyorganisatie Stop AIDS Alliance en UNAIDS
In 2015 werd middels twee onderzoeken nog meer bewijs gepresenteerd dat PrEP (Pre-Exposure Profylaxis) werkt als bescherming tegen hiv.
De richtlijn die voor het project gevolgd is, schreef voor dat mensen met hiv moesten starten met hiv-remmers bij een CD4-waarde onder de 350. Sinds 2015 is het advies van de WHO om iedereen met hiv, ongeacht de CD4-waarde, te behandelen met hiv-remmers.
De Stop AIDS Alliance is een samenwerkingsverband tussen STOP AIDS NOW! en de International HIV/aids Alliance.
Het Global Fund is wereldwijd een van de belangrijkste financiers van de aidsbestrijding, en wordt door de Nederlandse overheid als zeer effectief instrument beoordeeld.
10-19 jaar
Rutgers heeft de leiding over het project, STOP AIDS NOW! is naast AMREF Flying Doctors, Simavi ,CHOICE, dance4life en IPPF een van de alliantieleden.
We werken hiervoor samen met de jonge Zuid-Afrikaanse productiemaatschappij A Blindspot Productions
International Conference on AIDS and STIs in Africa, december 2015
Health Tomorrow is het netwerk van mensen met hiv in de Ethiopische plaats Godino. Het netwerk brengt mensen met hiv samen en organiseert met steun van STOP AIDS NOW! bewustwordingsactiviteiten in het dorp.
International Conference on AIDS and STIs in Africa, december 2015
1 december
Thunderclap stuurt op één moment namens alle sympathisanten van een campagne een bericht uit op sociale media.
De ArtBag is onze tas met kunstopdruk waarmee mensen de aidsbestrijding kunnen steunen.
Deze ratio geeft aan hoeveel is besteed aan de doelstelling (het realiseren van onze missie) ten opzichte van de totale baten.
Deze ratio geeft aan hoeveel van de totale lasten we besteden aan het realiseren van onze missie. Van iedere € 100 die in 2015 is uitgegeven hebben we ruim € 90 besteed aan het realiseren van onze missie. Ter vergelijking: in 2014 besteedden de grote goede doelen die meededen aan de Transparant Prijs gemiddeld 84,3 procent van de totale lasten aan de doelstelling.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.
De stichting bezit het officiële keur voor goede doelen, het keurmerk van het Centrale Bureau Fondsenwerving (CBF). Eén van de eisen van dit CBF-Keur is dat de kosten van eigen fondsenwerving niet meer dan 25 procent bedragen. Er mag dus per saldo niet meer dan € 0,25 worden uitgegeven om € 1 te werven. In 2015 gaf de stichting hier € 0,13 aan uit en bleef daarmee onder de grens die het CBF stelt.
We vinden het belangrijk dat er zoveel mogelijk geld naar onze projecten gaat. Daarom streven we ernaar de kosten van beheer en administratie zo laag mogelijk te houden. Ons doel is om deze kosten te beperken tot tussen 3 en 6 procent van de totale lasten.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.
Bron: Juryrapport De Transparantprijs 2015 over het jaar 2014.